Nyt kodeks med hele 20 principper skal øge værdien og effektiviteten af de mange milliarder af kroner, det offentlige hvert år bruger på digitale produkter og ydelser.
I forbindelse med konferencen OffDig 2022, der afholdes 23. - 24. marts 2022 i Musikhuset Aarhus, er Dansk IT i samarbejde med en række aktører klar med indsparket.
Det skal rette op på, at offentlige digitale projekter risikerer at ryge helt af sporet, lyder det i indledningen til det nye kodeks.
"Det er en kendsgerning, at en række større statslige it-projekter i de seneste år er kørt af sporet i forhold til den oprindelige plan og business case. Og det er sandsynligt, at flere af disse afsporinger kan føres tilbage til mangelfulde eller uhensigtsmæssige udbud," lyder det.
Statslige digitale indkøb for 16 milliarder kroner
Det betones, at der hvert år bliver brugt tusindvis af timer og millioner af kroner på it-udbud, og at staten alene foretager digitale indkøb for cirka 16 milliarder kroner hvert år.
"Det er indlysende, at et så massivt ressourceforbrug forpligter – til omtanke, erfaringsopsamling og læring med henblik på effektivisering og optimering af processer og resultater," bliver det pointeret.
Det nye kodeks kommer med en række principper og erfaringsbaserede anbefalinger til
god udbudsadfærd hos både de offentlige myndigheder og hos de private leverandører af digitale løsninger.
Bag principperne og anbefalinger står Dansk IT i et partnerskab med Dansk Industri, IT-Branchen, Dansk Erhverv og Danske IT-Advokater. Desuden har en række statslige styrelser og aktører bidraget til arbejdet.
"Det er godt at se hvordan man på tværs af interesser har kunne mødes i en frugtbar dialog - ledere fra staten, leverandører, organisationer og rådgivere. Måtte kodekset bidrage til at skabe øget værdi for alle parter," skriver Ejvind Jørgensen, formand for Dansk IT's udvalg for offentlige it, på Linkedin.
Her er anbefalingerne
Det nye kodeks er udarbejdet som opfølgning på rapporten "Statens udbudspraksis på digitaliseringsområdet – hvordan øges værdien af digitale investeringer," der blev udgivet af Dansk IT i 2020, og skal ses i sammenhæng med "Kodeks for det gode kunde-leverandørsamarbejde" fra 2016.
I Kodeks for det gode udbud udrulles 20 principper for og anbefalinger til effektive og værdiskabende indkøb af digitaliseringsydelser.
De er baseret på de fem målsætninger:
a) Transaktionsomkostninger og procestid skal være værdiskabende.
b) Hensynet til udbuds-compliance må ikke overskygge hensynet til forretningsbehov.
c) Proaktiv risikohåndtering skal erstatte en udbredt nulfejlskultur.
d) Det gode kunde-leverandørsamarbejde skal være en win-win.
e) Udbudsprocessen skal bidrage til udvikling og læring.
Med dette afsæt anbefales følgende 20 principper, lyder det:
Den gode forberedelse
1. Få styr på det strategiske fundament og tag de kritiske valg up-front.
2. Vær opdateret om løsninger og leverandører gennem løbende markedsovervågning og -dialog.
3. Kortlæg tidligt de kritiske risici og skab så vidt muligt et fælles risikobillede.
4. Prøv noget af – og begynd med at blive klogere.
5. Sørg for at topledelsen tager ejerskab, og forretningsledelsen involveres fra start.
Den gode vej gennem udbudsprocessen.
Valg af udbudsform og -proces:
6. Vælg en udbudsform, der i høj grad baseres på stillingtagen til egen modenhed og kapabilitet.
7. Giv plads til dialog og afklaringer med en åben og offensiv tilgang til at dele viden.
8. Work smarter, not harder – en god udbudsproces er fokuseret uden at være presset.
9. Brug eksterne rådgivere med omtanke – så de også bidrager til egen kompetenceudvikling.
Kravspecifikation og udvælgelseskriterier
10. Hold fokus på slutbrugernes behov og løsningens anvendelighed.
11. Gå først efter det simple og giv plads til leverandørens viden, idéer og afprøvet teknologi.
12. Hav i udvælgelse af leverandører fokus på minimering af reelle risici med få og relevante mindste krav.
Tildelingskriterier og evaluering
13. Giv plads til sund fornuft og ledelsesmæssige prioriteringer – baseret på et argumenteret og dokumenteret grundlag.
14. Tildel prisen mindre vægt, jo mere kompleks, løsningen er.
15. Sørg for at evalueringsmodellen sikrer stor validitet og transparens.
16. Evaluer og læg vægt på leverandørens oplæg til risikohåndtering med afsæt i et fælles og formidlet risikobillede.
17. Evaluer og læg vægt på leverandørens oplæg til sikring af effektive processer og det gode samarbejde – og herunder på forståelsen af kundens organisation og situation.
Den gode opfølgning
18. Sørg for at både kunde og leverandør sikres en relevant og passende evaluering og tilbagemelding.
19. Vær opmærksom på sammenhængen mellem udbuddet og den efterfølgende kontraktindgåelse.
20. Lad klager være sidste udvej og tag fælles ansvar for den gode proces.
