Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Anden halvdel af 2022 (og 2023) bliver en af de hårde perioder for it-leverandørerne til det offentlige marked.
Et overblik på SKI’s udbudsplan over it- og teleaftalerne viser, at en perlerække af de mest betydende SKI it-aftaler vil blive udbudt i slutningen af 2022 og 2023.
At gennemgå dem alle vil være alt for omfattende for en klumme, men her vil jeg fokusere på en af de væsentligste, der ifølge SKI’s udbudsplan vil blive annonceret ultimo september i år, nemlig SKI 02.22 It-drift.
Dynamisk indkøbssystem
Den kommende aftale 02.22 It-drift bliver et såkaldt dynamisk indkøbssystem, hvor SKI’s offentlige kunder kan købe it-drift og relaterede services.
Den afløser dermed den nuværende SKI 02.22 it-driftskapacitet aftale, der udløber i november 2022.
Den nuværende SKI 02.22 er en traditionel rammeaftale med et fastlåst sortiment og leverandørfelt.
I et dynamisk indkøbssystem er der hverken låst sortiment eller leverandørfelt.
Man kan som leverandør blive optaget i det dynamiske indkøbssystem under hele aftalens løbetid uden et fastlåst sortiment.
Med andre ord fortsætter SKI ”trenden” med dynamisk indkøb indenfor it-området, som SKI startede for alvor med i SKI aftalen 02.06 Standardsoftware, og vil fortsætte med den kommende SKI 02.07 Kommunikationsprodukter- og løsninger og altså SKI 02.22 It-drift.
Man vil på den nye SKI 02.22 kunne købe it-drift og services relateret hertil - både den traditionelle it-drift samt cloudbaseret drift.
Kunderne skal herefter via et miniudbud udbyde indkøb af konkrete produkter og ydelser omfattet af kategorierne i aftalen, via det dynamiske indkøbssystem.
Det kunne for eksempel være en service som applikationsdrift eller blot kapacitet, for eksempel cloud kapacitet. Leverandørerne kan så byde ind, hvis de mener at kunne levere en løsning, der matcher behovet.
I tillæg kommer man til at kunne købe services som sikkerhed, transition og service management.
Den perfekte aftale?
Det kunne se ud som om, at SKI har lavet den perfekte aftale for den offentlige kunde så.
Men igen er der en bagside af medaljen. Kunden skal nemlig selv udarbejde et komplet udbudsmateriale, inklusive hele sin kravspecifikation.
Og alle der arbejder med it-udbud ved, at udarbejdelse af kravspecifikationen som regel er langt den største del af arbejdet.
Dermed forsvinder én af de væsentligste fordele ved aftræk på en traditionel rammeaftale lidt; det at slippe lettere hen over sin kravsspecifikation.
Der vil heller ikke være nogle standard-leveringsaftaler eller SLA (Service Level Agreements) på aftalen, men SKI vil antageligvis udarbejde skabelon-standardmateriale man kan tage udgangspunkt i.
Alt andet lige vil det derfor gøre det sværere at sammenligne to ellers enslydende tilbud, hvis der er forskellige levereringsbetingelser eller SLA. ”Baselinen” er så at sige forskellig.
Det risikerer at blive lidt æbler mod pærer, og risikoen for kunden er at få en leverandør som vinder af et miniudbud, hvor der i evalueringen ikke er taget højde for en for kunden dårligere leveringsaftale eller SLA.
Den efterfølgende kontraktstyring kan derfor risikere at blive mere bøvlet, end hvis der var nogle mere faste kontraktlige rammer.
Egnede leverandører
Kunden behøver kun at sende miniudbuddet rundt til de ”egnede” på aftalen, dem som tilsyneladende har et produkt der kan løse den givne opgave.
SKI vil formentlig udvikle nogle værktøjer til at finde de ”egnede” leverandører.
Men spørgsmålet er, hvor meget det bliver værd, idet det formentlig vil være de i systemet optagne leverandører, som selv som ”afkrydser”, hvad de mener at kunne løse.
Og samtidig er vi er indenfor et område, hvor det i udgangspunktet ikke kræver ret meget at kunne levere et produkt på aftalen.
Kan sande til
SKI skal passe på ikke at komme til at ”sande” aftalen til ved at lukke revl og krat ind.
Man kunne forestille sig en enorm mængde af små kælderlokalevirksomheder, der prøver lykken, og som derfor byder ind på opgaver, de måske dybest set ikke var egnede til.
Omvendt skal man naturligvis heller ikke gøre optagelseskravene så hårde eller bøvlede, at det kun er de helt store, der kan være med.
Det bliver spændende at se, hvordan - eller om - SKI finder denne balance.
Ros til SKI
SKI skal have ros for, at man kører en proces med leverandørfølgegrupper, hvor man får input fra dem, som bør vide det bedst, leverandørerne.
Hvordan det endelige design af udbuddet og aftalen er derfor i sagens natur i skrivende stund ikke fastlagt.
Man kan dog gøre den observation, at dynamiske indkøbssystemer i udgangspunktet ikke er tiltænkt komplekse indkøb men mere standardiserede indkøb.
Ved komplekse indkøb - for eksempel en kommune, der skal outsource hele sin it-drift -har jeg svært ved at se, hvorfor man skulle vælge SKI fremfor at gå i eget udbud.
I bund og grund skulle jeg stort set lave det samme stykke arbejde ved at benytte SKI som ved eget udbud mht. kravspecifikationen, men jeg kunne ikke få adresseret en række af kompleksiteter og forhold som i en ”normal” it-kontrakt.
Men har jeg travlt, for eksempel fordi, jeg var kommet lidt for sent i gang med udbuddet i forhold til hvornår en nuværende kontrakt udløb, vil SKI 02.22 sikkert blive en mulighed.
God til mindre komplekse sager
For mindre komplekse indkøb, for eksempel indkøb af Backup as a Service og lignende, ser jeg også, at SKI ofte kunne blive fordelagtig på grund af den kortere procestid og begrænsede behov for en kravspecifikation, og hvor man så i højere grad med fordel ville kunne tage udgangspunkt i SKI’s skabelon-standardmateriale- og processer.
Man må dog ikke glemme, at SKI ikke etablerer og faciliterer det dynamiske indkøbssystem blot af altruistiske grunde. SKI kommer formentlig til at snuppe 1-2 procent af omsætningen på aftalen i provenu.
Alt i alt kan vel siges, at det minder lidt om gammel vin på nye flasker.
SKI ”prækvalificerer” løbende en række leverandører, hjælper med at stille noget skabelonstandardmateriale til rådighed samt stiller et elektronisk indkøbssystem til rådighed – og for det tager SKI konstant og løbende en given procentdel af omsætningen i hele den givne aftales løbetid.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
