Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
SKI er godt i gang med et væsentligt paradigmeskift for kommuner, regioner og statslige myndigheder, når der skal indkøbes it.
SKI har traditionelt set anvendt rammeaftaler, hvor der primært bliver købt ind ved direkte tildeling til den leverandør, som bedst opfylder kundens behov på kriterierne; pris og kvalitet.
Det har været standard praksis på store rammeaftaler, hvor alle priser var tilgængelige, og ens egen behovsafklaring var simpel og styret af rammeaftalen.
Alt det er ved at ændre sig, da mange aftaler overgår til dynamiske indkøbssystemer med høj grad af fleksibilitet i forhold til sortiment og leverandører, og hvor man kan købe ind gennem mini udbud kaldet ”konkrete indkøb”.
Især for aftalerne 02.22 It-drift, og 02.19 Fagsystemer er der tale om store forandringer, som rummer helt nye muligheder, men også øger kravene til kundernes forberedelse.
Tidligere havde SKI gjort alt forarbejdet, så man som kunde blot skulle lave sin behovsopgørelse, herunder at fastlægge antal brugere og tillægsydelser for at kunne tildele ordren til en leverandør.
Ved et dynamisk indkøbssystem, skal kunderne i stedet udarbejde kravspecifikationer til deres indkøb og gennemføre mini udbud.
De vigtigste ændringer for kunderne på SKI aftaler
Som kunde er der både fordele og ulemper ved ændringen til dynamisk indkøbssystem.
Det giver øget fleksibilitet, som på et traditionelt EU-udbud, men med væsentlig mindre procestid, da man ikke skal gennemføre prækvalifikation, og SKI stiller kontraktdokumenter og værktøjer til rådighed.
Sammenlignet med indkøb på de tidligere rammeaftaler skal der dog lægges væsentlig mere arbejde i behovsafdækning og kravspecifikation.
Der skal gennemføres en grundig behovsafdækning, udarbejdes ”as-is” dokumentation, og specificeres krav til leverancen.
I forhold til sidstnævnte er der hjælp at hente fra SKI i form af standardbilag, men man skal alligevel gennemgå hvert enkelt krav grundigt og overveje relevans i forhold til det konkrete indkøb.
Derudover er det vigtigt at sikre dokumentation fra eksisterende leverandører såvel som viden om brugernes behov inden for de rammer, som markedet kan tilbyde.
Høj fleksibilitet øger konkurrencen til fordel for kunderne
Med det dynamiske indkøbssystem er sortimentet kun overordnet defineret, og kunderne kan derfor forme sit indkøb i forhold til de individuelle behov, som de forskelligartede offentlige kunder har.
Det giver også mulighed for at afstemme krav med markedets muligheder på det givne tidspunkt.
Et stort antal leverandører på aftalerne og tildeling på baggrund af miniudbud sikrer konkurrencen.
Fleksibiliteten er faktisk så stor, at vi tør påstå, at mange kunder, der overvejer at gennemføre EU-udbud, med fordel kan vælge denne SKI-udbudsform i stedet.
Dynamisk indkøbssystem er også til fordel til leverandørerne
De traditionelle SKI-rammeaftaler har haft fast sortiment og samme leverandørfelt. Ved et dynamisk indkøbssystem kan markedet løbende tilpasse, hvad der bydes med, og leverandører kan løbende optages med kort varsel i indkøbssystemet.
Du kan som leverandør derfor nemt komme med på aftalen i modsætning til tidligere, hvor du var holdt udenfor i hele løbetiden, hvis du ”tabte” rammeaftalen.
Som leverandør er du heller ikke fastlåst i et sortiment, og kan nemmere sælge nye innovative løsninger.
Tærsklen for at blive optaget i indkøbssystemet er desuden sat lavt til fordel for SMV’er og niche-leverandører, fx på 02.22, hvor der er rum til leverandører med mange forskellige kompetencer uden krav om at kunne levere alle driftsydelserne.
Der bliver altså et meget større leverandørfelt end på de tidligere rammeaftaler, da man som leverandør kan komme på aftalen, hvis man blot overholder kriterierne for egnethed.
Det kan man se på 02.06, som har over 300 leverandører til standard software, siden den blev lanceret i 2021, og der er allerede mere end 60 leverandører på den nye 02.22 aftale.
Hvad skal du være opmærksom på som kunde?
Skiftet til dynamisk indkøbssystem har en væsentlig betydning for kunderne, som skal anvende aftalen.
1. Du får ikke længere samme hjælp fra SKI til behovsopgørelsen og tildelingen
Som nævnt, var der tidligere et fast e-katalog med sortiment, og rammerne for kundens behovs¬opgørelse var defineret af SKI. Alt det er væk nu, men SKI stiller dog et værktøjsunderstøttet standardkontraktparadigme med bilag til rådighed på flere aftaler.
2. Du får mere frihed til at definere krav til SLA, leverancer og ydelser ud fra konkrete behov
Da kundens behov ikke længere skal passe ind i særlige SLA-rammer, ydelsesbeskrivelser eller specifikke krav, er det muligt at få mere skræddersyede løsninger, som matcher behovene.
Det muliggør bedre løsninger, men stiller væsentlig større krav til dig som indkøber om at kunne dokumentere og afdække jeres konkrete behov for it-drift eller fagsystemer.
Når I foretager et indkøb via SKI’s dynamiske indkøbssystemer, skal I udarbejde udbudsmateriale og de leverandører som kan og vil byde på det, afgiver tilbud via SKI’s portal og skabeloner.
Som kunde, kan man stille konkrete og præcise krav, der giver et bedre grundlag for samarbejdet med leverandøren.
Omvendt er det en ulempe, hvis man ikke er afklaret med, hvad man vil opnå, eller ikke har tilstrækkelige kompetencer til det forberedende arbejde.
3. Priserne vil ikke længere være tilgængelige
Priserne på rammeaftalerne gav kunderne tryghed for, hvad det kostede at indkøbe og få driftet et specifikt system eller infrastruktur over kontraktperioden.
Der var også særlige mekanismer for bod og prisreduktion over kontraktens løbetid.
Det var dog med en hvis risiko, at leverandører skulle afgive deres priser på en rammeaftale, da de var faste over kontraktens løbetid.
Og skulle prisen sænkes for en kunde, skulle prisjusteringen ske for alle indgåede aftaler.
Det betød, at leverandører ofte satte deres priser lidt højere end nødvendigt.
Det behøver man ikke længere, da der ikke vil være priser på de dynamiske indkøbssystemer, og prissætningen sker i forhold til det konkrete indkøb.
4. Øget konkurrence med kontraktuel fleksibilitet
Erfaringer fra de første aftaler har vist, at flere leverandører vil søge om optagelse på de dynamiske indkøbssystemer, hvilket vil øge konkurrencen og i sidste ende give bedre løsninger for det offentlige.
Det er vores klare forventning, at de nye aftaler både vil give bedre priser, og bedre opfyldelse af de enkelte kunders behov, da indkøbene ikke er så fastlåste som på rammeaftalerne.
Samtidig har man som kunde bedre fleksibilitet til at ændre i sin evalueringsmodel og kontraktlige dokumenter.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
