Er du begyndt at anvende Gmail som et alternativ eller et supplement til din normale arbejdsmail?
Måske overvejer I helt at udskifte jeres nuværende mailserver med en mailtjeneste som Gmail, så I slipper for at vedligeholde og opdatere mailserveren? (I så fald bør I læse mere om virksomheden Knud E. Dans erfaringer med Gmail og Google Apps).
Hvad enten du skal i gang med at bruge Gmail eller har anvendt det et stykke tid, er her en række tips, som du kan anvende til at blive mere effektiv og arbejde smartere med det webbaserede mail-system.
Anvend tastaturgenveje
Hvis du i stedet for at anvende musen anvender tastaturgenveje, kan du hurtigere skrive og besvare mails. Hvis du vil skrive en ny mail, kan du blot taste 'c' (for "compose"), mens ctrl+s gemmer en mail som kladde og 'u' viser din indbakke.
Der er en lang række tastatur-genveje du kan anvende i Gmail, som især kan være nyttige, hvis du har mange mails.
Som standard er tastaturgenveje slået fra, så husk at slå dem til i Gmails indstillinger:
Anvend Gmail offline og udforsk laboratoriet
Gmail Labs
Gmail afprøver løbende "skøre eksperimenter" som Google selv betegner dem på Gmail Labs webside.
Det er en god idé at holde øje med, hvad der sker af nye ting i Googles laboratorier. Nogle af ideerne kan gå hen og blive effektive og brugervenlige værktøjer. Du kan let aktivere forskellige værktøjer fra laboratoriet ved at gå ind i "Indstillinger" og vælge "Labs".
Her kan du aktivere og deaktivere de enkelte værktøjer. Vær opmærksom på, at de kan ændre sig, gå i stykker eller forsvinde når som helst.
Hvis en labs-funktion går ned, og du har problemer med at tilgå din indbakke, så kan du altid bruge dette link (https://mail.google.com/mail/?labs=0), der giver adgang til Gmail, uden at labs-funktioner er slået til. Det vil give dig adgang til indbakken igen.
Anvend Gmail offline
Du behøver ikke at være online hele tiden, selv om du benytter Gmail. Under Indstillinger kan du vælge at aktivere Offline mail. Det kan være nyttigt, hvis du har en ustabil mobil netforbindelse.
Med Offline aktiveret har du mulighed for at skrive mails, læse gamle mails og besvare dem offline. Når du så kommer på nettet igen, vil din offline version af Gmail blive synkroniseret med online-versionen. Det betyder, at de nye mails, du skrev offline, nu bliver sendt, og eventuelle nye indkomne mail hentes ned på din offline udgave af Gmail.
Konge-søgning og flere indbakker
Som nævnt er det en god idé at se nærmere på, hvilke hjælpeværktøjer der befinder sig i Gmail Labs.
En af de meget nyttige er efter Business Centers mening muligheden for at sortere mailen ud i flere indbakker:
Gå til Indstillinger, Labs og find hjælpeværktøjet Flere indbakker. I indstillingerne kan du nu filtrere dine beskeder, så de ender i den indbakke, du ønsker.
Anvend søgning mere effektivt
Google er jo om noget kendt for sin søgemaskine, så hvorfor ikke udnytte den kraftigste søgemaskine på jorden til at finde rundt i dine mails?
Da Business Center talte med virksomheden Knud E. Dan om virksomhedens erfaringer med at anvende Gmail og Google Docs, var en af de mest bemærkelsesværdige erfaringer, at den hierarkiske mappestruktur som vi alle kender, måske slet ikke er nødvendig.
Det er altså ikke nødvendigt at benytte hjælpeværktøjet Flere indbakker. Med Googles søgninger er det nemt at finde frem til en mail, selv om det ligger i én stor indbakke.
Business Center vil lade det være op til den enkeltes præferencer at vælge mellem en struktureret og organiseret mail-struktur eller en mere kaotisk organisering.
Vælger du en mere kaotisk organisering af dine mails, er der ingen grund til panik. Med Gmail kan du lave avancerede søgninger med specielle søgeparametre, så det er relativt nemt at indkredse den mail, du søger efter.
