Ideen bag systemet er, at firmaets medarbejdere kan synkronisere deres data med det centrale kalendersystem, ligegyldig hvor de befinder sig. Det kan enten ske gennem en WAP-mobiltelefon eller en almindelig browser på en pc.
Med AirCalendar kan brugerne benytte deres mobiltelefon til at booke møder og tjekke deres kalender på firmaets server eller på webben. De kan også bestille alarmer og huskemeddelelser via AirCalendar. Det kan f.eks. være aktuelt, når en kollega lægger et nyt møde ind i fælleskalenderen eller ændrer på dato og tidspunkt for mødet.
En anden funktion i systemet giver mulighed for at oprette gruppekalendere, som f.eks. kan bruges til foreninger og klubber.
