Den franske it-gigant Atos Origin med 50.000 ansatte meddelte forleden at virksomheden inden for tre år skal omdannes til et ”zero e-mail company”. Den elektroniske post skal helt afskaffes på arbejdspladsen. Det er vand på møllen for det danske firma Exformatics, der selv har sat sig et mål om at udrydde alle interne e-mails.
E-mail har udviklet sig til den helt store tidsrøver i mange virksomheder. Det anslås at ledere i dag bruger mellem 5 og 20 timer om ugen på at læse og skrive e-mails. Den typiske firmabruger modtager 200 e-mails om dagen, viser en opgørelse, og 18 procent af dette er spam.
Exformatics vil erstatte den elektroniske post med det, som firmaet kalder for en aktivitetsstrøm (fra det engelske activity stream).
”Vi bruger det selv i stor stil og har indført mål om at udrydde interne e-mails – det lykkes i høj grad for flere af medarbejderne her,” siger Bo Skovfoged, der er kommunikationskonsulent hos Exformatics.
Han henviser til en undersøgelse fra det amerikanske analyseinstitut Harris, som viser, at vi maks kan kapere 50 mails om dagen – men mange modtager langt flere end det, og det dræber effektiviteten og forårsager stress.
"Problemet med e-mails er helt klart tidspildet og de utallige mails, man får som cc eller bcc - og som i 99 % af tilfældene er overflødige," siger Bo Skovfoged.
Blandt de første brugere af denne såkaldte aktivitetsstrøm er TV2s marketingafdeling, men flere skulle være på vej.
Hos LO skal aktivitetsstrømmen afløse interne mails i f.eks. diskussionen af lovgivning, mens Nordisk Kulturfond vil bruge den til vurdering af indkomne ansøgninger.
”Dét vil for alvor spare antallet af interne mails. Det er her, at de, der synes sociale medier er tidspilde, vil komme til kort,” siger Bo Skovfoged.
Mikroblogging er for alvor kommet på landkortet de senere år. Tjenester som Twitter og Tumblr var nogle af de første, mens der i dag findes et hav af muligheder for at sende korte budskaber ud til omverdenen. Facebook og LinkedIn er også fulgt med, og har i den grad overtaget mikroblogging-verdenen.
Men også erhvervsapplikationer begynder at bevæge sig ind på området for mikroblogging - som løsningen fra Exformatics, hvor man altså bruger betegnelsen aktivitetsstrømme i stedet for mikroblogging. Her kan man holde kollegaerne opdaterede på status på projekter og stille korte spørgsmål rettet mod hele eller dele af organisation – eller mod en bestemt kollega.
Der er også mulighed for at sende links og korte opgaver via mikroblogging-funktionen, tilknytte kommentarer til aktiviteter og sager og dele sin viden med andre i organisationen.
En ny strøm eller opdatering oprettes ved at placere cursor i tekstfeltet (’Hvad har du på hjerte’), hvorefter man skriver eller indsætter link, foto eller lignende. Ønsker man at en eller flere navngivne personer skal se indlægget frem for alle i organisationen, tilføjer man ’@’ samt initialer på brugeren, og det vises på vedkommendes forside.
"Vi har et mål om i hvert fald at nedsætte mailstrømmen væsentligt. Dog mener vi ikke, man kan aflive e-mailen helt. Men aktivitetsstrømmen har nogle kvaliteter, som i langt de fleste tilfælde vil overflødiggøre e-mailen. Blandt andet kan man i vores kommende mobile app hurtigt kommentere via aktivitetsstrømmen - et stort ønske fra nogle af vores brugertests," siger Bo Skovfoged.
Han mener at de eksisterende sociale medier kun i begrænset omfang egner sig til virksomheds-kommunikation.
"En kritik mod sociale medier lyder blandt andet, at hvis statusopdateringer ikke kan knyttes til et forretningsobjekt, så er der en overvejende risiko for at de "kun" bruges til ikke-kritiske informationer omkring "hvad laver jeg nu" eller "hvordan har jeg det". Det harmonerer også med den modstand, som vi møder hos vores kunder, når vi introducerer aktivitetsstrømme. Men hele pointen er jo netop at statusopdateringer skal bruges som en erstatning for mails. Og være en container for kritiske informationer omkring arbejde," siger han.
Exformatics bygger sine løsninger på Microsoft SharePoint. Firmaet har 15 ansatte og kontor på Østerbro.
Hos franske Atos Origin vil man også bruge forskellige værktøjer til online-samarbejde og sociale netværk i stedet for elektronisk post.
Det franske selskab betegner dette som ”social business” - en ny måde at drive virksomhed på, hvor sociale platforme og online-fællesskaber spiller en stor rolle.
Ifølge Atos er det allerede lykkes at reducere mængden af elektronisk post med 10-20 procent ved at anvende forskellige sociale værktøjer.
