Har du tjekket din Gmails adressebog for nylig?
Hvis du har, vil du sandsynligvis have opdaget, at den er et kæmpe rod.
Det skyldes, at alle de mail-adresser, som du gennem tiden har skrevet til, automatisk bliver tilføjet til adressebogen og gør den til et uoverskueligt helvede.
Adressebogen er genial
Men der kan være god grund til at rydde op blandt dine kontaktpersoner hos Google.
Især fordi det kan være ekstremt genialt at have en overskuelig Gmail-adressebog, som du har adgang til fra alle de forskellige computere, telefoner og tablets, som du bruger.
Det opdagede denne skribent eksempelvis, da han i sidste uge skulle flytte sine kontakter fra en iPhone til en Windows Phone. Mail-adresser og telefonnumre på den gamle iPhone var synkroniseret med Google, og herefter var det lynhurtigt igen at synkronisere den nye telefon med Google.
Desværre flød telefonen efterfølgende også med underlige mail-adresser fra Gmail, hvilket gjorde det ekstremt svært at finde rundt i telefonbogen.
Men med lidt snilde er det dog heldigvis ret let at få styr på kontakterne i Gmail.
Her er fire tips til, hvordan du får en lækker og overskuelig adressebog hos Google.
1. Organiser kontakterne i grupper
Det bliver meget lettere at finde rundt i dine kontakter, hvis du organiserer dem i grupper.
Det skyldes, at når Gmail automatisk tilføjer adresser, bliver de placeret under overskriften "alle kontaktpersoner," og dermed bliver de også holdt uden for de grupper, som du selv opretter.
Ønsker du at oprette dine egne grupper, skal du først gå ind i oversigten over dine kontaktpersoner.
Det kan du gøre på flere måder.
Men i dette eksempel gør vi det ved at vælge punktet "Kontaktpersoner" i den sorte bjælke, som befinder sig øverst på skærmen, når du er logget ind med din Google-konto.
Sådan opretter du en gruppe
Når du er inde under menupunktet Kontaktpersoner, skal du nu klikke på knappen, der er udstyret med et plus-symbol samt en tegning af to personer.
Herefter popper der en boks op, hvor du kan navngive gruppen. Du kan oprette en række grupper, der eksempelvis hedder familie, venner og kolleger.
Nu kan du fordele alle dine kontakter i de passende grupper.
Du tilføjer kontakter til dine grupper ved at vælge en kontaktperson, og herefter klikke på knappen, der hedder "Grupper" og dernæst "tilføj til".
2. Rens ud i dobbeltgængerne
Når du har organiseret dine kontakter i grupper, vil du muligvis opdage en række dobbeltgængere i din adressebog. Det vil sige personer, der er oprettet flere gange med forskellige mailadresser og telefonnumre.
I stedet for at sidde manuelt og rense ud i dobbeltgængerne kan du gøre brug af en Google-funktion, der automatisk kan identificere og sammenlægge dobbeltgængerne.
Du finder funktionen ved at gå ind på forsiden af din adressebog. Her finder du funktionen i den højre skærm under knappen med navnet: "Find dobbelt forekomster."
Google vil herefter skanne alle dine kontaktpersoner og finde dem, der er registreret to gange.
Som du kan se på billedet herunder, vil Google bagefter give dig mulighed for at sammenlægge de personer, der er registreret to gange.
Det gør du ved at klikke på knappen "flet".
3. Fjern uønskede kontaktpersoner
Når du går din kontaktliste igennem, vil du muligvis finde mailadresser, som du ikke kan genkende og sandsynligvis også mange personer, som du kun har haft ganske få mail-udvekslinger med.
Det kan være sindssygt uoverskueligt med de mange adresser på folk, som du aldrig skal kontakte igen. Derfor er det en god idé at rense ud i dem.
Det er heldigvis ekstremt let at slette dem. Det gør du ganske enkelt ved at sætte flueben ud for deres navn på kontaktlisten og herefter vælge "slet kontaktpersoner".
Fjern personer fra grupper
Der kan dog også være personer, som du gerne vil beholde i databasen, men som er havnet i en gruppe, hvor du ikke ønsker dem.
Eksempelvis har alle Gmail-brugere en standard-gruppe, der hedder "Mine kontaktpersoner," hvor kontaktpersoner automatisk havner, hvis du på et tidspunkt har haft en længere mail-udveksling med dem.
Ønsker du at fjerne en person herfra, går du blot ind i gruppen, sætter flueben ud for personen og klikker på knappen "grupper" og vælger: "Fjern fra Mine Kontaktpersoner."
4. Slå den automatisk tilføjelse fra
Nu har du efterhånden fået ryddet godt og grundigt op blandt dine kontaktpersoner, hvis du ellers har fulgt de forrige råd.
Men har det ikke været det sisyfos-arbejde, spørger du måske dig selv:
Risikerer du ikke blot, at din adressebog snart er et kaos igen, når Gmail igen begynder automatisk at tilføje kontaktpersoner?
Ikke nødvendigvis. Det er nemlig muligt at indstille Gmail sådan, at nye kontaktpersoner ikke automatisk bliver tilføjet.
Du slår den automatiske tilføjelse fra ved at gå ind i din Gmail. Her klikker du på tandhjulet i højre hjørne og vælger mail-indstillinger, og efterfølgende scroller du ned til punktet, der hedder: "Opret kontaktpersoner til autofuldførelse."
Her skal du vælge punktet "Jeg tilføjer selv kontaktpersoner" og afslutter med at klikke på "gem indstillinger".
