Artikel top billede

Sådan kan intranettet hjælpe med at holde organisationerne kørende under Covid-19

Klumme: 10 konkrete anvisninger til sikre en optimal udnyttes af dit intranet til både at håndtere den akutte krisekommunikation i din organisation og til at facilitere den hjemmearbejds-virkelighed som rammer os alle netop nu.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

Covid-19 pandemien, og de nyligt iværksatte stramninger fra statsledere i hele verden, har mindet os om, hvor skrøbelige vi er, og hvor utrænet vores samfund er,til at håndtere og rumme disse store ændringer.

Et sundt samfundssind, hvor alle træder i karakter, og viser offervilje og disciplin vil forhåbentligt bringe os langt, men virkeligheden er, at vi har et samfund, som vi ikke må tabe på gulvet, mens Corona virussen hærger.

Vi har hjul, som fortsat skal dreje så gnidningsfrit som muligt, for at afbøde de økonomiske konsekvenser af Covid-19

Alle mærker det

Alle mærker nu, at de fysiske møder bliver aflyst, og mange har de første dage på hjemmekontoret i netop disse dage.

På det helt korte sigte har man som organisation en række akutte beskeder, som skal afleveres både bredt til alle ansatte og målrettet til udvalgte.

Denne akutte krisesituation håndteres af mange via email, hvilket også er en udmærket kilde til at få afleveret et envejsbudskab, men kæden hopper hurtigt af, når medarbejderne har spørgsmål og kommentarer til disse vigtige budskaber.

Indledes en mailbaseret diskussions-tråd til 1.000 ansatte, så vil nogle svare alle, mens andre vil svare en, og så bryder informationen ned på ingen tid, og mailserveren potentielt også.

Vælger man at bruge mere up-to-date værktøjer som Slack og Teams, så får man flervejskommunikationen foræret, men man mister på samme tid overblikket og systematikken, da disse værktøjer et bygget til kommunikation i mindre kanaler og med ringe mulighed for tracking og opfølgning.

Vi hører og ser allerede nu på loaded af vores egne servere i min virksomhed, at intranettet i høj grad er den kommunikationskanal, som benyttes til at opnå det bedste fra begge verdener og udvirke styret corana-virus koordinering og kommunikation.

Nøglen er styret og målrettet flervejskommunikation, hvor overblikket bevares, og hvor medarbejdernes engageres og kan komme til orde.

Ligegyldig hvilken intranet-platform, din virksomhed kører på, så er det nu, at du for alvor skal ibrugtage den og afteste effekten af dens reach, funktioner og fleksibilitet.

Her er en liste over tekniske features, som du med fordel kan ibrugtage netop nu for at hjælpe krisekommunikationen, og den akutte koordinering:

Intranettet skal være mobilvenligt

Mere end nogensinde er dette en forudsætning for effektiv decentral brug. Om det er via native app, eller responsive teknologi er sagen uvedkommende, men er intranettet ikke mobilt, så vil effekten langt fra være tilstrækkelig.

Slå din push-funktionalitet til

Push sikrer, at dine vigtige informationer og opslag skubbes ud til slutbrugerne, så de ikke selv skal ind på intranettet for at holde sig ajour.

Når du vil være sikker på, at informationen modtages og konsumeres, så skal medarbejderens telefon give straksbesked, og medarbejderens arbejdsstation ditto.

Har dit Intranet ”mention” funktionalitet, så kan du også sikre opmærksomhed via push i et en-til-en scenarie.

Aktiver dit målrettede topbanner

Topbanner med krisekommunikation og med farvekoder til tydeligt at angive graden af severity sikrer, at man kan opslå meget tydelige budskaber på forsiden målrettet forskellige afdelinger og fysiske lokationer.

Aktiver dine gamification, videns- og quizmoduler

Har dit intranet denne feature, så er det en ekstrem effektiv måde at sikre at klæde medarbejderne på med kompleks information og teste dem i forståelsen af den.

Flere virksomheder har blandet andet benyttet dette til for eksempel påklædning af medarbejderne ift. viden om GDPR. Og effekten vil på samme måde være yderst målbar i en situation, hvor man vil formidle, hvordan man håndterer den nye dagligdag under corona.

Modulerne kan målrettet eksponere medarbejdere for essentiel viden og efterfølgende via quiz-spørgsmål afdække graden af forståelse.

Dette kan efterfølgende måles og følges op på fra central hold, hvor man har overblikket over den enkelte medarbejders besvarelse.

Telefonbogen ved hånden

Gennem synkronisering af intranettets brugere med virksomheden AD og/eller andre stamdatakilder, så vil intranettets telefonbog hele tiden være opdateret, og alle relevante kollegaer er et tryk på mobilen væk.

Sørg for at få benyttet og udbygget den indbyggede tagging og kompetencestyring

Hvem ved hvad, og hvem kan man spørge?

Har dit intranet kompentecestyring, så få tagget dine nøglepersoner, så alle ansatte via deres mobiler eller arbejdsstationer let kan søge sig frem til de videnspersoner, som fungerer som vigtige informationspunkter.

Kig frem

Når den mest akutte kommunikation og koordinering er overstået, så er det tid til at kigge frem på de næste uger og måske måneder, og vurdere hvordan der skabes en digital arbejdsplads for den enkelte medarbejder hvor fjernarbejdet påvirker produktiviteten mindst muligt.

Her er en liste over tekniske features, som kan hjælpe den daglige koordinering mellem ansatte, og mellem virksomhed og ansatte,

i driftssituationen med den nye virkelighed med hjemmearbejdspladser.

Ovenstående bullets er stadig højaktuelle, også efter det første initiale koordineringsbehov er løst.

Digital grupperum og arbejdsrum til ansatte

Gennem brug af intranettets grupperum og arbejdsrum kan den virtuelle arbejdsorganisation hurtigt opbygges.

Samarbejdsrummene kan baseres på åbne eller lukkede arbejdsrum, som enten følger afdelingerne i organisationen slavisk eller som oprettes til ad-hoc fælles opgaveløsning for deltagere på tværs af virksomhedens afdelinger.

I samarbejdsrummene kan arbejdsemner koordineres og drøftes med fuldt overblik i aktivitetsfeeds, opgaver kan uddeles og følges op på via indbygget opgavestyring, aktiviteter og møder kan oprettes og indkaldes til, og dokumenter kan gemmes og deles.

Har man MS Office Online kan der samarbejdes simultant på dokumenter, men sørg for minimum for, at der er styr på rettighedsstyring og at dokumenter gemmes i versioner og let kan rulles tilbage.

Digital grupperum og arbejdsrum til leverandører og storkunder

Undersøg om dit intranet kan arbejde med ”eksterne brugere”, så ovenstående funktionalitet bliver fuldt tilgængeligt til virksomhedens eksterne samarbejdspartnere også.

Dermed kan du invitere partnere, leverandører og storkunder ind på din digitale platform, og sikre at det ikke blot er den interne kommunikation som får digital støtte, men også kommunikation op og ned af virksomhedens værdikæde.

Slack / Teams / WhatsApp

Disse fantastiske værktøjer kan understøtte den hurtige og dynamiske en-til-en og kanalkommunikation, men vil du have overblikket og styringen med, så sørg for at få det integreret til dit intranet, så du undgår en fragmentering af informationer.

Når vi alle forhåbentligt snart når godt ud på den anden siden af Covid-19 pandemien, så vil en succesfuld håndtering af ovenstående potentielt have givet de omstillingsparate virksomheder et tigerspring i retning af en mere agil og mobil digital arbejdsplads, som kan ruste de omstillingsparate til en fremtid, hvor de nye generationer af ansatte har en forventning om en moderne og fleksibel arbejdsplads.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.




CIO
Stort CIO-interview: Lemvigh-Müllers milliard-omsætning er blevet digital
Job & Karriere
Her er Netcompanys nye hovedkvarter: Flytter til ikonisk adresse i hjertet af København - kommer til at betale million-leje