I stor stil er drift af it, kantiner og rengøring blevet effektiviseret og outsourcet i danske virksomheder. Hvorfor er det ikke gået samme vej med print og kopi?
For nylig kunne man i medierne læse, at der er fremgang for dansk it-service. Danske virksomheder outsourcer altså stadig mere af deres it-drift og softwareudvikling til eksterne partnere.
Andetsteds stod skrevet, at DTU har besluttet at købe hardware for mere end 30 millioner kroner hos en bestemt udbyder over de næste tre-fire år. Ved at droppe tilfældigt indkøb af udstyr forventer DTU at kunne opnå højere kvalitet og lavere pris.
De to historier afspejler, at outsourcing og effektiv leverandørstyring er aktuelle emner. I hvert fald i medierne og ved officielle lejligheder. Hvad man af indlysende grunde ikke hører så meget om, er de områder, hvor virksomheder ikke er bevidste om outsourcing eller fastholder et stort antal leverandører.
Eksempelvis har mange den opfattelse, at man selv skal stå som ejer af bygninger og kontormaskiner. Selvom ejendomsdrift falder uden for de fleste virksomheders kernekompetencer, kan jeg til nød forstå de strategiske og investeringsmæssige fordele ved selv at eje bygninger i et marked med stigende ejendomspriser.
Men ser man på kontormaskiner såsom printere og kopimaskiner, kan driften og ejerskabet sagtens outsources eller i det mindste effektiviseres. Virksomheder har jo ikke behov for en masse printere fra et utal af leverandører.
Nej, behovet er printydelser, og det kan man købe ude i byen på samme måde, som man kan køber it-drift af eksterne leverandører.
Men hvorfor overser alverdens it- og forretningskonsulenter, der påberåber sig at effektivisere danske virksomheder, de åbenbare besparelser ved rationalisering af print, kopi og dokumenthåndtering?
Jeg forsøger konstant at råbe branchen op, og det gør jeg måske ikke godt nok. Men jeg tror, problemet stikker dybere og bunder i det forhold, at mange it- og rådgivervirksomheder er for specialiserede inden for deres områder og derfor overser rationaliseringspotentialet på andre områder.
Min erfaring siger mig, at ideen skal sælges ind til topledelsen, it-direktører og økonomidirektører. Også selvom man kæmper med, at to ud af tre ledere på højt niveau ikke kender deres virksomheders omkostninger til fremstilling og administration af dokumenter og print, til trods for at disse udgør mellem 5 og 15 procent af virksomhedens samlede omkostningsbase.
For eksempel har en større ingeniørvirksomhed i Danmark de sidste to år outsourcet driften af printere, forbrugsstoffer, printcenter og help desk.
I denne periode er virksomhedens omkostninger på området faldet fra 4,4 millioner kroner til 3,1 millioner kroner årligt på grund af et mere effektivt set-up og outsourcing af funktioner. Samme potentiale findes i mange andre store og mellemstore virksomheder.
