De fleste virksomheder kender formentlig til problemet. En medarbejder er syg eller ude af kontoret, men glemmer at slå sin »out of office«-assistent til. En af virksomhedens kunder sender en mail til vedkommende, men der kommer ikke noget svar retur. Måske går det så galt, at kunden bliver utålmodig og tager kontakt til konkurrenten.
Danmarks største softwarelevedandør Ravenholm Computing lancerer nu et program, der skal løse problemet. Herved kan virksomhederne komme problemet til livs med emails, der havner i indbakken hos en medarbejder, der ikke er på sin pind, og som derfor ikke kan svare på emailen.
Programmet, der hedder »Out Of Office« og er skabt af Symprex, skal installeres på Exchange-serveren. Så kan receptionen, gruppelederen eller en anden nøgleperson gå ind og sikre, at afsenderen får besked, når en medarbejder ikke kan kontaktes.
Dea hammer Toftkær, der er produktchef i Office-produkter i Ravenholm Computing oplever, at virksomheder i dag endnu ikke har indset problemet.
»Ofte mener de, at det er godt nok, at medarbejdere har netværksadgang hjemmefra, så de kan slå deres Office-assistent til selv, når de er syge og på ferie. Men vi ved bare alle, at tekniske problemer og menneskelige fejl til stadighed betyder, at assistenten bare ikke bliver slået til. Så er det en tryghed for ledelsen at vide, at eksempelvis receptionen kan tage affære og få orden på sagerne,« siger hun.
Out Of Office-programmet kræver ikke ændringer i selve Outlook og brugerens rettigheder, så alle kan komme ind i denne del af Outlook-administrationen ved hjælp af programmet.
