I forbindelse med en kampagne for at øge elektronisk selvbetjening har Den digitale Taskforce kåret Gladsaxe Kommunes Børne- og Kulturforvaltning som den bedste selvbetjeningshistorie. Kommunen har fået prisen for et webbaseret tilmeldings-system, der blev introduceret i forbindelse med kommunens sommerferie-aktiviteter for skolebørn.
»70 procent af alle pladser på vores forskellige sommeraktiviteter var booket en time efter, at tilmeldingssystemet blev åbnet. Så man kan roligt sige, at det var en nyhed, som forældrene tog til sig. På forhånd havde vi været lidt nervøse for, hvordan folk ville modtage, at tilmeldingen til aktiviteterne nu skulle foregå online. Men vi har ikke fået én eneste negativ respons,« siger fuldmægtig Gülten Uslu fra Børne- og Kulturforvaltningen i Gladsaxe Kommune.
Tilmeldingssystemet er baseret på Webbooking-løsningen fra Ementor og giver blandt andet en samlet oversigt over sommeraktiviteterne og mulighed for at tilmelde sig via skærmen. Forældrene får straks at vide, om der er plads på den ønskede aktivitet eller ej, og har mulighed for at skrive sig på en venteliste. Betalingen kan også foretages over nettet.
»I første omgang valgte kun godt 20 procent online-betaling, men vi forventer, at procentdelen vil vokse fremover,« siger Gülten Uslu.
Ifølge kommunen har man sparet flere ugers arbejde ved at lade forældrene tilmelde deres børn over nettet i stedet for at indsende tilmeldinger på papir.
»Vi plejede at ansætte en studenterhjælp på fuld tid i seks uger for at klare indtastningen. Det behøver vi ikke længere. Vi er også sluppet for en del andre rutineopgaver i form af telefonbesvarelser og breve, fordi forældrene i dag straks får klar besked om aktiviteterne og deres tilmelding,« siger Gülten Uslu.
Gladsaxe Kommunes erfaringer med det internetbaserede tilmeldingssystem viser, at børnefamilierne er på internettet i stor stil og er parate til at bruge det. 92 pct. valgte at tilmelde sig til kommunens sommeraktiviteter via nettet. Kun 8 pct. tog mod et tilbud om at ringe i stedet og få hjælp til tilmeldingen.
