Løsningen som omfatter dokumenthåndtering, arkiv og journalisering, skal supplere og på sigt nok erstatte de fysiske arkivskabe.
Hos KTS vil de daglige journalførere, som fysisk er spredt ud på skolens 11 lokationer, via lokalescannere kunne indscanne dagens post til det centrale system. Herfra sendes det i et elektronisk kontrolleret flow til de relevante grupper eller personer til sagsbehandling, eller journaliseres direkte ind i journalplanen i arkivsystemet. Via Microsoft Outlook eller en web-browser kan dokumenterne findes direkte i arkivet, forklares det.
»Vi er blevet lovet en kort implementeringstid og allerede hen på efteråret, forventer vi at kunne se behovet for fotokopier og lokale arkiver falde. Herudover ønsker vi med løsningen, at sikre at vores kritiske dokumenter og e-mails følges rettidigt op og ikke mindst at den rette version arkiveres korrekt. Vi har valgt IMS Journal pgrund af dets brugervenlighed og leverandørens forståelse for vores situation,« udtaler administrationschef André Sejer Winther, Københavns Tekniske Skole.
