Vedligeholdelsen af stamdata falder mellem to stole.
Sådan er det i mange virksomheder, og det kan enten skyldes manglende ejerskab af opgaven med at vaske data eller hvornår data skal opdateres.
For at få stamdata opprioriteret, er man nødt til at afklare, hvem der ejer de vitale stamdata.
Det gælder om at få placeret ansvaret i organisationen og få disse informationer ud i organisationen, så alle ved, hvem man skal gå til, hvis for eksempel en vares vægt er forkert i ERP-systemet.
Hvem har ansvaret?
Alt for ofte bliver stamdata ikke opdateret, fordi brugerne enten ikke har tid, eller fordi de rent faktisk ikke ved, hvem der er ansvarlige for opdateringen.
Desværre betyder det, at folk render forvildede rundt og til sidst mister interessen for at få data opdateret, fordi der ikke sker noget.
Det kan det betyde, at virksomheden for eksempel ikke får opkrævet de rette fragtomkostninger fra kunden, fordi varens vægt ikke er opdateret i ERP-systemet, og kundens leveringsbetingelser er baseret på vægt.
Kontrollister er vigtige
Men selv om ansvaret er placeret, er det ikke nok.
Vitale stamdata skal man let kunne trække ud i rapporter eller kontrollister, så man hurtigt kan opdage fejl og få dem korrigeret.
Mennesker laver fejl, og en produktchef kan for eksempel godt glemme at tilføje vægt, når han eller hun opretter varen.
Men hvis man opretter kontrollister, der let kan trækkes ud af ERP-systemet og har målsætninger om, hvor mange varer man vil man have uden vægt, bliver livet lettere, fordi der skabes fokus.
Opdatering skal være let at udføre
Samtidig skal man afklare, hvordan disse data let kan opdateres, for opgaven kan blive voldsom og uoverskuelig, hvis opdateringen ikke sker løbende.
Jeg kender til eksempler på, at virksomheder har brugt op til fire mandeuger på manuel dataopdatering, fordi det ikke blev gjort løbende.
Men selv om vi har fokus på ejerskab og ansvar, er nogle stamdata mere vigtige end andre at få opdateret. Nogle eksempler på stamdata, der er meget vigtige at få fokus på, er:
- Overskredne bekræftede salgsordrer til kunder.
- Overskredne bekræftede indkøbsordrer fra leverandører.
- Overskredne bekræftede produktionsordrer fra vores egen produktion.
I den anden ende står der altid en kunde, som regner med, at de datoer, vi bekræfter, også holder.
KPI-data er effektive
En effektiv metode er at opstille KPI-data, der kan øge leveringsservicen i vores virksomhed.
Opstil nogle simple KPI-data med angivelser af, hvad målsætningen er, og hvornår den skal være nået.
Det er ikke jordens sjoveste opgave at jagte leverandører for at få mere korrekte, bekræftede leveringsdatoer.
Men det er endnu værre at miste kunder, fordi vi er utroværdige.
Ved opsætning af KPI-data er effekten størst, hvis der medfølger en forklaring til tallene og en angivelse af konsekvenserne, hvis ikke disse KPI-data opnås.
Erfaringer viser, at det kan koste leveringsservicegrader på op mod 10 procent, som for danske virksomheder drejer sig om millioner af kroner i tabt omsætning.
Så i hver afdeling, der arbejder med stamdata, skal der bruges op mod én arbejdsdag per uge for at nå målsætningerne.
For som nævnt kan det koste op til tre måneders arbejde efterfølgende at rydde op i forkerte stamdata, og kunderne kan være smuttet i mellemtiden.
Kontrol er bedre
Tillid er godt, men kontrol er bedre. Mange virksomheder er ikke store nok til at have sin egen "stamdata-afdeling".
Derfor er det vigtigt, at der opnås fælles forståelse mellem afdelingerne.
Det er muligvis produktchefens ansvar, at vægten på en vare er korrekt, men det er forsendelsesafdelingen (shipment), der har brug for disse data, når der bookes fragt, og i sidste ende kan det ramme salgsafdelingen, fordi den "mister indtægter" ud mod kunden.
For eksempel kender jeg til en dansk virksomhed, som på den måde mistede fragtindtægter for cirka 500.000 kroner på en enkelt kunde.
Endelig viser det sig, at når KPI-data opstilles sammen med de ansvarlige, så løfter man i fælles flok, og stamdata får dermed den nødvendige fokusering, som kan betyde øget kundetilfredshed og øget omsætning.
Gode råd
- Få klarlagt, hvem der har ejerskabet for vitale stamdata, så ansvaret placeres for alle stamdata.
- Udfør løbende kontroller og få rettet stamdata, før det bliver dyrt.
- Det er nøglebrugere og ledelsen, der i samarbejde opstiller KPI-data - så der er "full commitment".
- Opstil simple KPI-data, der dels viser konsekvenserne, hvis data ikke vedligeholdelses og dels angiver, hvornår målsætningerne skal være opfyldt.
