Artikel top billede

(Foto: Dan Jensen)

Er dine kundedokumenter opdaterede og proaktive?

Klumme: ERP-systemer er sjældent gode til dokumenter og dokumentstyring. For de forskellige rapport-generatorer inden for ERP er komplicerede og svære at få tilpasset til kundevenlige dokumenter. Her har du nogle gode råd.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

ERP-systemer er store tunge systemer, der er velegnede til forretningsprocesser.

Men når det kommer til dokumenter og dokumentstyring, så halter det.

En af årsagerne er, at de forskellige rapport-generatorer inden for ERP er komplicerede og svære at få tilpasset til kundevenlige dokumenter.

En større dansk produktionsvirksomhed med udenlandske lokationer brugte for nylig over 10 procent af den samlede ERP-implementeringsomkostninger på at kode og udvikle alle relevante dokumenter som faktura, følgeseddel etc.

14 dage efter, at de gik live, kom den første ændring af fakturaen på grund af kundekrav og dermed flere omkostninger.

Ofte kan man ikke udarbejde disse dokumenter, før alt forretnings-koden er udviklet, og dermed kan dokumenter blive en stopklods og koste forsinkelser for ERP-projektet.

Men hvad er alternativerne?

Lade ERP-leverandøren klare det

ERP-udviklere synes typisk ikke, at det at designe og kode dokumenter er den fedeste opgave. Og i tillæg er der typisk mange holdninger, så sådanne opgaver trækker i langdrag. Det er i hvert fald svært at bliver dokumentekspert indenfor ERP.

Kode det selv hos virksomheden

Ofte tænker mange virksomheder, at det kan vi selv klare.

Det kan man også – men spørgsmålet er, om det er sådanne ressourcer, der skal bruge internt i virksomheden eller man i it-afdelingen skal bruge kræfterne på noget mere proaktivt?

Teknologien og måden at udarbejde dokumenter på ændrer sig ofte fra version til version af ERP-løsningen, så det kræver efteruddannelse at holde sig ajour.

Output-management-systemer

Vi ser, at der dukker flere og flere af sådanne systemer op. Det er out-of-the box systemer, hvor man allerede har en række foruddefineret templates.

Måden at opdatere dokumenterne på er intuitiv, og ofte kan man hurtigt få brugervenlige dokumenter etableret.

Især de globale elementer i sådanne løsninger gør, at fleksibiliteten i din virksomhed kan få et forspring. Derudover kan man fra disse systemer integrere ind i ERP igen således at master data altid er opdateret.

Promotion i tillæg

Men et er at få lavet brugervenlige dokumenter – men bruger virksomhederne så også disse kundedokumenter fx faktura til indhold og promotion af virksomheden?

De fleste firmaer ser deres fakturaer igennem og kan man som leverandør udnytte dette til marketingsbudskaber er der muligheder for mersalg.

Det kræver selvfølgelig, at man løbende opdatere sine dokumenter, og at man dermed også bruger de nødvendige ressourcer.

Så hvorfor ikke udnytte denne mulighed, når vi ved, hvor svært det er at få taletid hos kunderne gennem nyhedsbreve eller andre marketingskanaler?

Workflow

Opsæt logiske workflow således, at du proaktivt kan agere overfor kunden.

Det kan være, at vi på kundens følgeseddel oplyser om de varer, der er i restordre, eller at vi eksempelvis kører med rabat, indtil en given dato ved bestilling over kr. xxxx. Husk, at advisering skal give mening og hjælpe både din virksomhed og kunden.

Så her er dine overvejelser som virksomhed:

- Begynd i god tid så alle dokumenter ikke skal udvikles til sidst, når du implementerer ERP.

- Overvej om du skal låse dine ressourcer internt på at udarbejde dokumenter.

- Sammensæt den billigste løsning, når I tæller eksterne og interne timer sammen.

- Overvej om workflow kan hjælpe processen mellem din virksomhed og kunden.

- Beregn om der ROI på et Output Management-system.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.




Premium
ATP vil inden længe slette koden til sit hastudviklede it-system til udbetaling af milliarder af feriepenge-kroner
It-løsningen til udbetaling af danskernes indefrosne feriepenge har nu næsten udtjent sin rolle. Milliarder af feriepenge er røget igennem systemet, som ATP byggede på få måneder, men som nu skal afvikles. "Vi slæber selvfølgelig ikke rundt på den del af koden, som det ikke giver mening at beholde," siger underdirektør i ATP, Gitte Klæbel.
Computerworld
Efter Windows 11-lækket: Her er de nye elementer - og lanceringsdatoen
Podcast: Hvad kan Windows 11 tilbyde? Hvad kræver det af dit hardware? Hvornår kommer det? Og hvorfor har NNIT indsat Pär Fors som ny topchef? Ham har vi mødt på hans kontor i Søborg. Få svarene i denne episode af Computerworlds nyhedspodcast.
CIO
Årets CIO 2021: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?
Det er den mest eftertragtede titel for danske it-chefer og CIO'er, der er på spil, når Årets CIO kåres 16. september 2021. Søg selv eller prik til en, som du kender - og læs mere om prisen her.
White paper
Det bedste fra to verdener: Sådan går du i Azure med VMware
Det er blevet langt lettere at rykke dit VMware-miljø til Microsoft Azure – få den korte og præcise forklaring her.