Mere digitalisering? Så er vi er nødt til at ændre den måde, vi indkøber it på

Klumme: Hvis vi ønsker mere digitalisering både i det offentlige og private virksomheder, er vi nødt til at tale om elefanten i rummet: Indkøb.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribenternes synspunkter.

I kølvandet på Covid-19 er det blevet tydeligt for alle, at Danmark i den grad er et digitaliseret samfund. Vi har formået at køre landet videre under nedlukningen på et niveau, som mange andre lande kun kan misunde os. Point for det – godt arbejde.

Men samtidig er det også blevet klart, at der stadig er mange steder, hvor det halter. Digitalisering er ikke enten/eller, og vi har stadig lang vej igen.

Hvis vi ønsker mere digitalisering både i det offentlige og private virksomheder, er vi nødt til at tale om elefanten i rummet: Indkøb.

Og hvorfor så det?

Fordi indkøb og kontrakter er det sted, hvor vi som samfund kan rykke allermest i forhold til at få mere digitalisering for pengene.

Jeg har derfor sammensat en liste med fire punkter til, hvordan vi sammen får det til at ske.

1. Køb standard hvis det er muligt
Ideen om at indkøbe standardløsninger har været på dagsordenen i over 15 år.

Alle taler om de store fordele ved standardsystemer. Færre fejl, hurtigere implementeringstid, højere udviklingshastighed, samfinansiering med andre kunder, mere robuste platforme, bedre sikkerhed osv.

Alligevel kæmper rigtig mange organisationer, både offentlige og private, med at tage det til sig for alvor.

Min erfaring er, at det skyldes et meget menneskeligt forhold: nemlig at vi allesammen instinktivt tror, vi er særlige, at vores udfordringer er noget ud over det sædvanlige, at vores komplekse organisation umuligt lader sig ”mappe” ned i et standardsystem.

Newsflash! 80-90 procent af de problemer som organisationer forsøger at løse, er de samme som alle andre står med. Beklager – det er ikke jeres it-udfordringer, der gør jer særlige, og hvis I prøver, kan I sagtens bruge et standardsystem.

Alle bruger Office-pakken og ingen synes, det er et problem, at farverne og knapperne ikke er tilpasset præcis til dem.

2. Stil krav til leverandørerne – kræv fastpris
I forlængelse af diskussionen om standard falder rigtig mange indkøb ned i det næste hul.

Har man først bildt sig selv og leverandøren ind, at man ikke kan bruge standard, ja så bliver prisen naturligvis også alt andet end standard.

Har man købt et ”agilt og dynamisk udviklingsprojekt”, har man samtidig også givet leverandøren en blankocheck.

Langt fra alle leverandører tager selv – men nogle gør. Medmindre du er meget grundig med at indhente referencer, så ved du i praksis ikke hvilken slags du står med, før budget og tidsplan begynder at skride, og leverandøren bliver mere og mere hudløs af al den vasken hænder.

3. Stil leverandørerne til ansvar
Har man som organisation undgået de to første faldgruber, lavet sit hjemmearbejde og faktisk købt standard - så har man også ret til at kræve alle de påståede fordele udmøntet og leveret.

Begynder leverandøren alligevel at sende ekstraregninger, skal man stå fast.

Det kræver, at man har lavet en ordentlig kontrakt. De fleste leverandører af standardløsninger vil typisk komme med deres egen kontrakt. Det er helt naturligt og er faktisk en fordel for begge parter – det betyder nemlig, at alle leverandørens kunder er stillet ens, og at denne således har ensarterede arbejdsbetingelser. Det øger sandsynligheden for at der er styr på tingene.

MEN – som kunde er det stadig vigtigt, at man sørger for, at den kontrakt, leverandøren kommer med, faktisk indeholder de ting, den skal.

Er man en større organisation, kan det være en god ide at få udarbejdet sin egen standardkontrakt, som man kan bruge til at benchmarke op imod den kontrakt, leverandøren kommer med.

Nogle af de centrale ting er:

  • Ordentlig beskrivelse af hvad det er, I køber‚ og hvilket problem det er meningen, det skal løse – men erkend samtidig, at ikke alt kan være beskrevet i alle

  • Projektets tidsplan skal være en del af kontrakten.

  • Økonomien skal være opdelt i implementering, drift og licens – sørg for, at der er en beskrivelse af, hvad det koster, hvis I bliver flere brugere eller får behov for mere data eller ekstraudvikling. En faktureringsplan er også en god idé. Må leverandøren fakturere løbende, eller er der indlagt milestones, som skal være opfyldt. Begge dele fungerer – så længe I er enige.

  • Og vigtigst af alt: hvad koster det leverandøren, hvis denne ikke kan levere som aftalt. Dagbøder er helt normalt indenfor byggebranchen. Det bør det også være inden for it. Men husk, at dagbøder typisk vil være ca. 1 promille af kontraktprisen. Har man betalt 500.000 for sin løsning, kan man således ikke kræve 100.000 i bod for en misset deadline.
Husk, at når du køber et standardsystem, så er det i høj grad dit ansvar at vurdere, om standardsystemet kan det, du har brug for.

Hvis I er i tvivl – så spørg, og bed om at se funktionaliteten in action. Er det ikke muligt, så vælg en anden leverandør.

4. Indhent referencer – og stil selv op
Den mest effektive måde at finde ud af om man er ved at købe katten i sækken er ved at tale med nogle af leverandørens andre kunder.

Stil krav om at leverandøren skal stille med 3-5 referencer, som I må ringe til og evt. invitere jer selv til en kop kaffe hos. Uden leverandøren.

Det er der, man får de ærlige svar på, om prisen holdt, om tingene blev leveret til tiden – og lige så vigtigt, om serviceniveauet er stabilt, også efter endt levering.

Hvis vi i Danmark skal dårlige it-projekter til livs, så skal vi til at holde leverandørerne ansvarlige for deres track record. Men det kræver, at DU som kunde også selv er parat til at bruge lidt tid ind imellem på at hjælpe kommende kunder – og din leverandør.

Feedback fra mine kunder er faktisk, at det er en rigtig god måde at få nye perspektiver på deres egen løsning – og udvide netværket. Næste gang kan det være, at det er jer, der skal indkøbe og har brug for at snakke med andre, om hvem man skal tale med, og hvem man bør undgå.

Så en opfordring til alle: Har du en leverandør, du er glad for, så fortæl om det. Det er den bedste reklame, leverandøren ikke kan købe for penge, og det er samlet set med til at skubbe de gode leverandører frem i markedet og samtidig tvinge de knap så gode til at tage sig sammen.

På den måde vinder alle på den lange bane.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.



Premium
Vodafone gennemfører et af verdens største S/4HANA-projekter på blot en weekend: Sådan er opgaven blevet grebet an
Over en lang weekend gennemførte Vodafone en enorm ERP-migration til SAP’s nyeste kerne S/4HANA. Det skete efter et års forberedelse. Arbejdet med data var nøglen til success, lyder budskabet.
Job & Karriere
Regner din ferie væk? Brug tiden på at søge en af disse otte stillinger, der er ledige netop nu
Det sjasker ned over hele Danmark. Du kan bruge de våde sommerdage på at søge et af disse otte job, der er ledige lige nu.
White paper
Sådan kan du arbejde effektivt uanset tid, sted og type af enhed
Hvad nu hvis dit arbejde, din information, dine processer og teknologien bag ved, var organiseret på en måde så det passede til din organisation – alt sammen guidet af en intelligent udgave af det digitale arbejdsrum? Det er visionen bag Atea og Citrix´s samarbejde med digital workspace – en smartere og mere effektiv måde at arbejde på. I dette whitetpaper kan du derfor læse om, hvordan du kan skabe et mere effektivt og brugervenligt arbejdsrum uanset tid, sted og enhed. En løsning der på en gang er både enkel og som sætter brugeren i centrum.