10 gode tips til PowerPoint

Siden Microsofts PowerPoint havde debut i slutningen af 1980'erne er programmet blevet et værdifuldt værktøj for mange. Her får du 10 tips til programmet.

18. december 2008 kl. 15.58

Thomas Wailgum

Computerworld News Service: Ayca Yuksel, product manager for Microsoft Office PowerPoint, giver her fem design-tips og fem tekniske tips til nye brugere af PowerPoint 2007.

Fem design-tips

1. Vælg en template.

Du kan bruge templates til at strukturere stilen og side-layoutet. En template kan også være en hjælp, når du skal i gang med en helt ny præsentation.

Du kan vælge mellem tre forskellige typer templates: Dem der er indbygget i PowerPoint 2007, dem du selv har designet og gemt på din computer, eller dem du kan downloade fra Microsoft Office Online.

1. Klik på Microsoft Office og vælg New.

2. I dialogboksen New Presentaion gør du et af følgende:

- Vælg Templates, klik på Blank and reset og Installed Templates eller Installed Themes, vælg den indbyggede template, du vil bruge, og klik derefter på Create.

- Vælg Templates, klik på New from existing, find templaten og klik så på den anden præsentationsfil, der indeholder templaten og klik så OK.

- Vælg Templates og My templates, klik på en template-kategori under Microsoft Office Online, vælg en template, og klik så på Download for at downloade templaten fra Microsoft Office Online.

2. Tilføj lydeffekter til dine slides.

Det er nemt at tilføje lydeffekter til dine slides.

1. I panelet med fanebladene Outline og Slides klikker du på Slides.

2. Klik på den slide, du vil tilføje en lyd til.

3. I fanebladet Insert i gruppen Media Clips klikker du på pilen under Sound.

4. Gør et af følgende: -

Klik på Sound from File, find den mappe filen ligger i, og dobbeltklik så på den fil, du ønsker at tilføje.

- Klik på Sound from Clip Organizer, find det ønskede klip i værktøjslinjen Clip Art, og klik på det for at tilføje det til din slide.

Et godt tip: Du kan se en preview af klippet, før du tilføjer det til din præsentation. Det gør du sådan her: I værktøjslinjen Clip Art går du ind i boksen Results, der viser de forskellige klip. Her holder du musen hen over klippets thumbnail. Klik på pilen der kommer frem, og vælg Preview/Properties.

3. Indsæt et diagram eller en graf i din præsentation.

Gør følgende, hvis du vil tilføje et diagram eller en graf til din PowerPoint-præsentation:

1. Gå ind i PowerPoint og klik der, hvor du vil indsætte diagrammet.

2. Vælg fanebladet Insert i gruppen Illustrations og klik på Chart.

3. I dialogboksen Insert Chart klikker du på et diagram og klikker OK.

4. Hvis du vil erstatte dataene, diagrammet skal laves ud fra, går du ind i Excel og klikker på en celle i regnearket og indtaster de data, der skal bruges.

Når du ændrer dataene i regnearket, bliver diagrammet i PowerPoint automatisk opdateret med de nye data.

5. Når du er færdig med at skrive dataene ind i Excel, vælger du Close i menuen File.

4. Tilføj overgange mellem slides.

Microsoft Office PowerPoint 2007 indeholder mange forskellige typer slide-overgange. Hvis du gerne vil have samme overgang mellem alle slides i din præsentation, skal du gøre følgende:

1. Klik på Slides i panelet med fanebladene Outline og Slides.

2. Vælg slide-thumbnails af de slides, du gerne vil tilføje overgange til.

3. I gruppen Transition To This Slide vælger du fanebladet Animations og klikker på en overgangseffekt.

4. Hvis du vil justere hastigheden for overgangen fra nuværende til næste slide, kan du gå ind i gruppen Transition To This Slide og klikke på pilen ved siden af Transition Speed og derefter vælge den hastighed, du ønsker.

5. Klik Apply to All under Transition To This Slide.

5. Tilføj en animationseffekt til en tekst eller et objekt.

Hvis du vil tilføje en af de indbyggede effekter i Office PowerPoint 2007, kan du gøre følgende:

1. Vælg den tekst eller det objekt, du vil animere.

2. I gruppen Animations vælger du fanebladet Animations og vælger en animationseffekt fra listen Animate.

Fem tekniske tips

6. Få din præsentation til at starte i Screen Show-view automatisk.

Hvis du dobbeltklikker på en PowerPoint-præsentations ikon, åbner PowerPoint præsentationen til redigering.

Det er for det meste derfor, du klikker på ikonet, men hvis du holder en præsentation fra din computer foran dine ansatte, behøver de måske ikke at vente på, at du starter applikationen.

Hvis du vil starte din præsentation direkte i Slide Show-mode, kan du gøre følgende:

1. Åben din præsentation og vælg File, Save As i menuen.

2. Vælg PowerPoint Show (*.pps) i dropdown-menuen Save as type i bunden af dialogboksen Save As.

3. Klik på Save. PowerPoint gemmer så din præsentation som en PowerPoint Show (PPS)-fil.

Næste gang du klikker på en PowerPoint Show-fil, starter den direkte i Screen Show-mode, uden at man overhovedet kan se, at du kører PowerPoint.

7. E-mail-links i din præsentation.

I dag føles det som om, alt hvad man ser - hjemmesider, e-mails, Word-dokumenter - er forsynet med et e-mail-link, du kan klikke på for at sende kommentarer direkte til den, der har oprettet dokumentet.

Det kan du også gøre i din PowerPoint-præsentation. Du kan også tilføje hyperlinks til stort set alt på en slide i PowerPoint.

Se her hvordan:

1. Vælg det objekt, du vil gøre til et hyperlink.

2. Højreklik på objektet og vælg Action Settings i popup-menuen.

3. I dialogboksen Action Settings klikker du på Hyperlink to: og vælger den type hyperlink, du ønsker, i dropdown-listen.

4. Vælg URL i dropdown-listen. Dialogboksen Hyperlink to URL kommer frem. Skriv din e-mail-adresse ind i tekstboksen i følgende format: mailto: din_e-mail:adresse@someplace.com (du skal selvfølgelig skrive din rigtige e-mail-adresse).

Når andre ser din præsentation i Slide Show-mode og klikker på dette e-mail-hyperlink, starter PowerPoint automatisk brugerens e-mail-program og skriver din adresse ind. Det eneste brugeren skal gøre er at skrive e-mailen og klikke på Send.

8. Print handouts af dine slides til dit publikum, så de kan tage noter under dit oplæg.

Gør følgende:

1. Åben den præsentation, du vil lave handouts af.

2. Klik på Microsoft Office, klik på pilen ved siden af Print, og vælg Print Preview.

3. I gruppen Page Setup klikker du på pilen under Print What og vælger det layout, du vil have til dine handouts i listen.

4. Hvis du vil specificere sideretning, klikker du på pilen under Orientation og vælger derefter Landscape eller Portrait.

5. Klik på Print.

9. Tilføj et password til din PowerPoint-præsentation for at sikre, at kun du kan ændre i den.

Hvis du vil kryptere din fil og tilføje et password, skal du gøre følgende:

1. Klik på Microsoft Office, peg på Prepare og klik på Encrypt Document.

2. I dialogboksen Encrypt Document skriver du et password i boksen Password og klikker OK. Du kan skrive op til 255 tegn. Funktionen bruger automatisk AES 128-bit avanceret kryptering.

3. Under Reenter password i dialogboksen Confirm Password skriver du passwordet igen og klikker OK.

4. Gem filen for at gemme passwordet.