Spam, overvågning, virus, mailstorm, spildtid, stress, fejlafsendelser, mailmani, kædebreve, vitser, fyringssager og læk af forretningskritiske oplysninger. Risikofaktorerne ved internettets emailteknologi er utallige. Ikke mindst når omdømme og omsætning står på spil. Derfor begynder flere og flere danske firmaer at minimere risikoen ved at opstille regler for medarbejdernes brug af email. Et af dem er forsikringsselskabet Topdanmark. Læs om hvordan reglerne bliver.
Arbejdsgiverne søger i stor stil råd og vejledning hos blandt andet Forskningsministeriet og Dansk Industri. Forskningsministeriet udgav tilbage i 1996 en vejledning om "God brug af e-post". Selvom den er gammel, er den stadig noget af en "sællert" og stort set ikke forældet , oplyser chefkonsulent Poul Bernt Jensen i ministeriets IT-politiske kontor. Som forfatter til email-vejledningen bliver han jævnligt ringet op af arbejdsgivere, der søger råd.
- Der er forholdsvis få problemer med email i betragtning af, hvor meget værktøjet bliver brugt nu om dage. Men det er på tide, at vi får opstillet nogle regler for god brug i det offentlige, ikke mindst fordi mængden af uønsket, ligegyldig og måske uovervejet cc´et e-post er til stor irritation for mange, siger Poul Bernt Jensen.
I Dansk Industri, som rådgiver blandt andet danske IT-virksomheder, oplever man stor efterspørgsel fra arbejdsgivere på bogen "Internet og email - Hvordan sikrer arbejdsgiver en fornuftig brug af Internet og e-mail?". Organisationen udsender en ny revideret udgave om få uger.
Email-pli halter bagefter
Der er også virkelig gode grunde til at ofre virksomhedens emailpraksis lige så stor opmærksomhed som breve, telefonkultur og markedsføring, mener advokat Anne Kathrine Schøn. Hun er forfatter af Dansk Arbejdsgiverforenings bog om emnet. Desuden har hun tidligere rådgivet arbejdsgivere i IT-sikkerhed i bred forstand som ansættelsesretschef i DA. I dag arbejder hun også med området som advokat i firmaet Landwell. 
Hun oplever, at når arbejdsgivere formulerer politik for brug af mail og internet, er de typisk fokuserede på, om medarbejderne spilder arbejdstid med privat mail eller om de surfer efter porno.
- Men især store firmaer i Danmark går op i, hvordan de kan gardere sig mod uhensigtsmæssige signaler i email. Det handler jo om deres image. Hvis medarbejdere for eksempel bruger signaturer med sjove tegn og citater i arbejdsmæssige mails, kan det give omverdenen det indtryk, at det er en useriøs virksomhed, siger Anne Kathrine Schøn.
Saftig mail gav hak i lakken
Hun giver et eksempel fra det virkelige liv, hvor et britisk advokatfirmas navn stod som afsender af en særdeles saftig mail, som blev videresendt i stor stil - først i Londons finanskredse og advokatbranchen, senere til omkring to millioner netbrugere kloden rundt. Desuden kom miseren til pressens kendskab og dermed blev firmaet eksponeret i offentligheden i Europa, USA , Asien og Australien.
Hele balladen udsprang af, at en pige sendte den frække mail til sin kærestes arbejds-email. Han blev så begejstret, at han videresendte mailen til to-tre venner. Disse venner klikkede imidlertid også på videresend og således rullede snebolden.
- Det er jo et superskrækeksempel på, hvor hurtigt et anerkendt firma kan blive til grin. Herhjemme vi jo haft sagen hos Haldor-Topsøe, som fik sat sit image på spil, da en medarbejder blev fyret for at rundsende en måske racistisk email, siger Anne Kathrine Schøn.
Hun peger på, at det eksempelvis for et IT-firma, der har brug for at rekruttere udenlandske programmører, kan være særdeles uheldigt med netop rundsendte rascistisk betonede vitser. Vitserne kan skade mulighederne for at tiltrække dygtige IT-folk med en anden hudkulør.
Relevante links:
Et websted udelukkende om den famøse email, der sværtede et britisk advokatfirmas navn til
Ledernes hovedorganisations råd om god mail-pli
Forskningsministeriets vejledning om brug af email i organisationen
TDCs råd om god mail-pli
Råd om mail-pli i virksomheder fra et amerikansk konsulentfirma på sitet Busines Start Page
Artikel om "Email og sprogbrug" i bladet Sprogforum
Premium
Sådan vil EU forenkle GDPR: Disse virksomheder får mest ud af det