Vigtige mails ryger ud hurtigt

Selvom 92 procent af de danske virksomheder erklærer sig i stand til at genskabe firmaets mailkorrespondance efter et nedbrud, så er det kun 18 procent, der kan gå mere end et år tilbage. Det viser en undersøgelse som IT-firmaet Veritas Software har fået lavet.

Som en tommelfingerregel siger man typisk at en kontrakt skal gemmes i virksomhedens arkiv i mindst fem år. Denne regel kan de fleste virksomheder leve op til når det gælder papirkontrakter, men med kontrakter, der indgås per mail er det noget ganske andet.

Selv om fire ud af ti virksomheder indgår kontrakter per mail, så er det altså under hver femte, der arkivere deres e-mails mere end et år tilbage. 30 procent af virksomhederne kan kun genskabe deres mails en måned tilbage, mens 11 procent kun ville kunne få mails fra den sidste uge tilbage på skærmen, hvis der skulle gå noget galt med IT-systemerne.

»Ingen ville smide papir-kontrakter ud efter kun en måned, men det er netop, hvad virksomhederne gør med deres e-mails. Ved ikke at have styr på deres systemer og procedurer for at gemme elektroniske data, udsætter de sig selv for mange potentielle juridiske problemer,« siger Ann Charlotte Norin, Regional Manager for Veritas i Danmark, Norge og Finland til ErhvervsBladet.

I Danmark er en kontrakt indgået per e-mail ligeså gyldig rent juridisk som en normal kontrakt på papir. Men hvis virksomhederne ikke kan finde kontrakterne frem igen, så er de ikke meget bevendt.