Læs også:
Din e-mail er såå old school - nu kommer afløserne
Her er de danske it-chefers foretrukne mail-løsning
Som virksomhedleder gør man klogt i at afdække, hvor stor en del af arbejdsdagen, medarbejderne bruger på at læse og skrive emails.
Det sker nemlig alt for ofte, at dårlig mail-kultur sluger den kostbare tid, som medarbejderne ellers kunne have brugt på andre og mere produktivitets-skabende aktiviteter.
I et blogindlæg skriver Gartner-rådgiver Craig Roth, at man som virksomhed er nødt til at tage hånd om email-dyngerne frem for blot at overlade det til den enkelte medarbejder at finde en fornuftig balance i forhold til at læse og skrive mails.
Et konkret eksempel er masse-udsendte emails, der forstyrrer mange medarbejdere i organisationen i stedet for kun de medarbejdere, den burde være stilet til.
"I stedet for at appellere til god praksis og tids-styring, bør en organisation været trænet i at genkende situationer, hvor produktivitets-automatisering kunne hjælpe og i at kende de værktøjer og/eller mennesker, der kan hjælpe med det."
"At eliminere adskillige emails adskillige gange om året for hundredvis af mennesker i ét hug med automatisering er bestemt en smule systematisk opmærksomhed værd," skriver Craig Roth.
Du skal hjælpe med løsningerne
Han vurderer, at mange medarbejdere, der ikke er it-folk, mangler både redskaber og kompetencer til at automatisere de arbejdsgange, der med fordel kunne styres med andre teknologier, så mail-dyngerne ikke vokser mere end højst nødvendigt.
Desværre falder processerne ofte under tærkslen for, "hvad it-afdelingen behandler som et projekt."
Gartner-rådgiveren tilføjer, at en del organisationer benytter sig af særlige arbejdsgrupper, der ser på at få de nødvendige værktøjer på plads - eksempelvis i SharePoint-miljøer, på wikier, portaler, i Office og lignende.
Bruger du også så meget tid på emails?
En McKinsey-rapport fra sidste sommer konkluderede, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger estimeret 28 procent af arbejdstiden på at læse, skrive og svare på emails.
Mckinsey mener også, at man ved at rykke en del af denne kommunikation over på sociale samarbejdssystemer kan øge produktiviteten med op til 30 procent - hvilket vil kunne betyde, at otte procent af arbejdsugen frigives til andre aktiviteter.
Hvordan ser dit eget email-tidsforbrug ud?
