Artikel top billede

(Foto: Povl D. Rasmussen)

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til

Email sluger for meget af vores kostbare tid, der ellers kunne bruges til at øge virksomhedens produktivitet.

Læs også:

Din e-mail er såå old school - nu kommer afløserne

Her er de danske it-chefers foretrukne mail-løsning

Som virksomhedleder gør man klogt i at afdække, hvor stor en del af arbejdsdagen, medarbejderne bruger på at læse og skrive emails.

Det sker nemlig alt for ofte, at dårlig mail-kultur sluger den kostbare tid, som medarbejderne ellers kunne have brugt på andre og mere produktivitets-skabende aktiviteter.

I et blogindlæg skriver Gartner-rådgiver Craig Roth, at man som virksomhed er nødt til at tage hånd om email-dyngerne frem for blot at overlade det til den enkelte medarbejder at finde en fornuftig balance i forhold til at læse og skrive mails.

Et konkret eksempel er masse-udsendte emails, der forstyrrer mange medarbejdere i organisationen i stedet for kun de medarbejdere, den burde være stilet til.

"I stedet for at appellere til god praksis og tids-styring, bør en organisation været trænet i at genkende situationer, hvor produktivitets-automatisering kunne hjælpe og i at kende de værktøjer og/eller mennesker, der kan hjælpe med det."

"At eliminere adskillige emails adskillige gange om året for hundredvis af mennesker i ét hug med automatisering er bestemt en smule systematisk opmærksomhed værd," skriver Craig Roth.

Du skal hjælpe med løsningerne

Han vurderer, at mange medarbejdere, der ikke er it-folk, mangler både redskaber og kompetencer til at automatisere de arbejdsgange, der med fordel kunne styres med andre teknologier, så mail-dyngerne ikke vokser mere end højst nødvendigt. 

Desværre falder processerne ofte under tærkslen for, "hvad it-afdelingen behandler som et projekt."

Gartner-rådgiveren tilføjer, at en del organisationer benytter sig af særlige arbejdsgrupper, der ser på at få de nødvendige værktøjer på plads - eksempelvis i SharePoint-miljøer, på wikier, portaler, i Office og lignende.

Bruger du også så meget tid på emails?

En McKinsey-rapport fra sidste sommer konkluderede, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger estimeret 28 procent af arbejdstiden på at læse, skrive og svare på emails.

Mckinsey mener også, at man ved at rykke en del af denne kommunikation over på sociale samarbejdssystemer kan øge produktiviteten med op til 30 procent - hvilket vil kunne betyde, at otte procent af arbejdsugen frigives til andre aktiviteter.

Hvordan ser dit eget email-tidsforbrug ud?




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Advania Danmark A/S
Hardware, licenser, konsulentydelser

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
GDPR: De bedste værktøjer til forankring og automatisering

GDPR er forlængst blevet en del af hverdagen i alle organisationer, og vi kan ikke komme uden om, at det koster dyrt at negligere vigtigheden af det. Det kan være en stor mundfuld at skulle holde styr på regler, håndtering og vedligeholdelse. Derfor sætter vi fokus på forankring og automatisering på denne konference.

02. december 2021 | Læs mere


Digital kundeservice: Kom godt i gang med chatbots

Der er store gevinster at hente med chatbots, som kan håndtere en stor del af kommunikationen med brugere - både de eksterne som kunder og de interne som medarbejdere.Og lige rundt om hjørnet venter næste generation, nemlig de stemme-baserede chatbots, som står på skuldrene af de stemmestyrede home-devices som Amazons Alexa og Google Home.

07. december 2021 | Læs mere


Can AI bring value to your business?

You will learn how AI has been successfully used to enhance an existing business where artificial intelligence is deployed to work complementary to natural intelligence in a complex data process. And you will be presented with a business case where AI provides the possibilities of creating a completely new business platform, that would not otherwise have been possible.

08. december 2021 | Læs mere