Artikel top billede

(Foto: Povl D. Rasmussen)

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til

Email sluger for meget af vores kostbare tid, der ellers kunne bruges til at øge virksomhedens produktivitet.

Læs også:

Din e-mail er såå old school - nu kommer afløserne

Her er de danske it-chefers foretrukne mail-løsning

Som virksomhedleder gør man klogt i at afdække, hvor stor en del af arbejdsdagen, medarbejderne bruger på at læse og skrive emails.

Det sker nemlig alt for ofte, at dårlig mail-kultur sluger den kostbare tid, som medarbejderne ellers kunne have brugt på andre og mere produktivitets-skabende aktiviteter.

I et blogindlæg skriver Gartner-rådgiver Craig Roth, at man som virksomhed er nødt til at tage hånd om email-dyngerne frem for blot at overlade det til den enkelte medarbejder at finde en fornuftig balance i forhold til at læse og skrive mails.

Et konkret eksempel er masse-udsendte emails, der forstyrrer mange medarbejdere i organisationen i stedet for kun de medarbejdere, den burde være stilet til.

"I stedet for at appellere til god praksis og tids-styring, bør en organisation været trænet i at genkende situationer, hvor produktivitets-automatisering kunne hjælpe og i at kende de værktøjer og/eller mennesker, der kan hjælpe med det."

"At eliminere adskillige emails adskillige gange om året for hundredvis af mennesker i ét hug med automatisering er bestemt en smule systematisk opmærksomhed værd," skriver Craig Roth.

Du skal hjælpe med løsningerne

Han vurderer, at mange medarbejdere, der ikke er it-folk, mangler både redskaber og kompetencer til at automatisere de arbejdsgange, der med fordel kunne styres med andre teknologier, så mail-dyngerne ikke vokser mere end højst nødvendigt. 

Desværre falder processerne ofte under tærkslen for, "hvad it-afdelingen behandler som et projekt."

Gartner-rådgiveren tilføjer, at en del organisationer benytter sig af særlige arbejdsgrupper, der ser på at få de nødvendige værktøjer på plads - eksempelvis i SharePoint-miljøer, på wikier, portaler, i Office og lignende.

Bruger du også så meget tid på emails?

En McKinsey-rapport fra sidste sommer konkluderede, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger estimeret 28 procent af arbejdstiden på at læse, skrive og svare på emails.

Mckinsey mener også, at man ved at rykke en del af denne kommunikation over på sociale samarbejdssystemer kan øge produktiviteten med op til 30 procent - hvilket vil kunne betyde, at otte procent af arbejdsugen frigives til andre aktiviteter.

Hvordan ser dit eget email-tidsforbrug ud?




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Ciklum ApS
Offshore software- og systemudvikling.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Identity & Access Management - sådan holder du din virksomhed sikker

God styring af brugerrettigheder er en af de mest effektive måder til at højne it-sikkerheden. For det kan hurtigt gå galt, hvis system-rettigheder, system-adgang og lignende ikke hele tiden opdateres. Kom og hør om erfaringer og muligheder til hurtigt og nemt hele tiden at sikre, at der er styr på brugerrettighederne i hele din organisation- også uden at genere brugerne.

08. december 2022 | Læs mere


Cloud & Enterprise Architecture

Blive klogere på cloud i en virkelighed, hvor selv de mest stringente it-landskaber har det med at knopskyde over tid. Ny services, nye teknologiske muligheder og stigende interne forventninger gør, at data, processer og applikationer ofte er fordelt ud over flere leverandører og leverancemodeller.

14. december 2022 | Læs mere


People Tech 2022 – der hvor HR møder IT

People Tech 2022 er stedet for dig, som arbejder med HR eller med it-løsninger til HR-branchen. Du får indsigt i de nyeste trends, hvor udviklingen går hen, masser af inspiration fra andres erfaringer samt god tid til netværk. Bliv inspireret af andre virksomheders konkrete erfaringer, og hvad eksperterne mener om de store linjer inden for digitaliseringen af ​​HR.

15. december 2022 | Læs mere