Artikel top billede

(Foto: istockphoto.com)

Digitalisering kan også levere dårlige resultater – bare hurtigere

Klumme: Digitalisering bliver igen og igen udråbt som svaret på virksomheders behov for optimering af omkostninger og ressourcer. Som ethvert andet værktøj vil det dog i de forkerte hænder ende ud med et dårligere resultat end udgangspunktet. Her er eksempler på typiske fejl og hvordan man undgår dem.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.

Over en længere årrække er der opstået et stigende behov for, at virksomheder fokuserer på deres konkurrencedygtighed.

Presset kommer flere steder fra. Vi oplever til stadighed, at klassiske problemstillinger fylder på direktionsgangene. Det kan være effektivitet, omkostningsstyring, leveringssikkerhed og kvalitet.

Samtidig er der også en usikkerhed vedrørende andre, mere uklare udfordringer, der lurer i skyggerne.

Det er efterhånden længe siden at begrebet ’Disruption’ gjorde sit indtog, hvor bølgerne rekonstruerede større industrier, med tidligere store virksomheders fald til følge.

Der kan opstå en opfattelse i virksomheder af, at digitalisering er bydende nødvendigt.

Der findes masser af gode historier om virksomheder, der opnår signifikante fordele ved selv små digitaliseringsinitiativer.

Samtidig findes der rigeligt med rådgivere og konsulenter, der vil bidrage til at påvise, at digitalisering netop er den rette medicin for jeres virksomhed.

Og det kan ikke benægtes, at en række af de værktøjer og teknologier der tilbydes, vil kunne skabe enorme forbedringer for de fleste virksomheder.

Dog skal man passe på med ikke at gøre sig selv mere blåøjet end højest nødvendigt.

Digitalisering kan levere dårlige resultater – bare hurtigere

En af de mest tilgængelige og gængse måder at påbegynde med digitalisering er ved at introducere Robotic Process Automation (RPA).

Hensigten med disse teknologier er at automatisere manuelle aktiviteter i en virksomhed.

I tilfælde af, at der kan identificeres arbejdsgange, som er gentagne og regelbaserede, vil det være muligt at få opsat en robot, der på sin vis håndterer de aktiviteter på en computer, som en person ellers ville gøre.

Herefter kan hastigheden øges, og hele døgnet kan udnyttes.

Helt generelt er det en meget simpel måde at slippe af med tunge manuelle processer, for at frigøre ressourcer - man skal dog holde sig for øje, at midlet ikke skal hellige målet.

At hensigten med at benytte RPA ikke skal være at sætte strøm til dårlige og fejlfyldte processer. I så fald vil du ikke få elimineret fejl i processen. Du vil blot få dem genereret hurtigere.

Et eksempel herpå er set i en større virksomhed, hvor man havde en proces, der bestod i en validering og opbevaring af diverse dokumenter.

Processen var oprindeligt meget manuelt håndteret, og nogle dokumenter var papirbaseret, så disse skulle først scannes ind, før de blev arkiveret digitalt.

I forbindelse med automatiseringen sikrede man sig, at dokumenterne blev afleveret i digital form i stedet for på papir.

Men dette blev ikke afspejlet i procesafklaringen, som lå til grundlag for det RPA-job, som blev udviklet til at håndtere den automatiske proces.

Resultatet blev, at RPA-robotten modtog en PDF og gik så efterfølgende ind og printede denne PDF til en ny PDF, som blev arkiveret.

Set isoleret på det ene dokument er denne ”Print til PDF” aktivitet ikke kritisk, men set i forhold til mængden af dokumenter, der bliver håndteret i processen, kan det blive meget uhensigtsmæssig, da en aktivitet på 15 sekunder gentaget 100 gange på en dag bliver til 25 minutter om dagen og over 90 timer på et år.

Kapacitet som potentielt kan spare en årlig RPA-robot licens eller bruges mere optimalt i andre områder.

Digitalisering kan gøre dig smartere … men også dummere

I forbindelse med implementering af digitaliseringsinitiativer, er der næsten altid et behov for en form for foregående analyse, hvor det klarlægges, hvorledes en given opgave skal løses på en mere automatiseret måde.

Det kan være i form af introduktion af RPA som ovenfor, men det kunne også være andre digitale værktøjer, der skal medføre en mere simpel og forbedret proces.

Ved introduktion af machine learning vil det være muligt at opstille analogier, der vil kunne forudsige hændelser på baggrund af tidligere hændelser.

Hvis de rigtige oplysninger af tilgængelige, vil man eksempelvis kunne forudsige service-intervaller på maskiner ved hjælp af outputmålinger.

I det store hele er dette en glimrende måde til at sikre en effektiv opfølgning på kvalitet.

Forud for opsætningen af en sådan maskine, vil der være foregået en analyse, hvor det er blevet identificeret hvorledes målingen skulle foretages, så man fremadrettet ikke længere ville være afhængig af medarbejdere til den givne mål og proces.

Så medarbejderens viden er blevet konverteret til en system-logik, og medarbejderen er nu ikke længere nødvendigt i samme omfang … I hvert fald ikke lige med det samme.

Men hvis der skal foretages ændringer til maskiner eller målinger, vil der opstå det problem, at viden kan være forsvundet og den digitale løsning i sig selv, ikke forklarer den er konstrueret, som den er.

Det svære digitale spring

Begge ovenstående eksempler bevidner løsninger, hvor virksomheder rent faktisk er kommet i mål med de digitaliseringsinitiativer, de har lagt for dagen.

Der er tale om små projekter, der vil kunne gøre en begrænset forskel, men hvor det overordnede mål har været at introducere nye teknologier og tankegange til at løse gamle problemstillinger.

I mange tilfælde vil sådanne initiativer vise sig at være lidet økonomisk tiltrækkende, da de både kræver interne fageksperter, teknologisk viden og metode, samt projektledelse til at sikre en implementering.

Alligevel ses en større del af sådanne projekter at blive stablet på benene, men derfra kommer virksomheder sjældent videre.

Der er simpelthen for lidt værdi i den business case, der blev lagt på bordet.

Set i et større perspektiv kan det være svært at forstå, at virksomheder forsøger sig med disse initiativer for så alligevel ikke at komme rigtigt videre. Men der er alligevel gode forklaringer på hvorfor, man ender her.

Et eksempel er, at for ovenstående er der tale om alternative teknologier, sammenlignet med hvad der ellers er blevet benyttet til at løse udfordringer i et systemlandskab.

Hvis der var brug for flyt af data imellem to systemer, så lavede man en integration.

Man kodede ikke en computer til at flytte data, som en medarbejder ville have gjort.

I de tilfælde hvor en it-organisation ikke ser sådanne løsninger som egentlige alternativer, kan man spørge sig selv, hvem man egentligt skal spørge for at få det rette svar.

Viden omkring komplekse problemstillinger kan hurtigt være spredt ud på så mange forskellige interessenter, at det er umuligt at håndtere en beslutningsproces omkring løsningsdesign.

Det kan hurtigt vise sig, at det var relativt ufarligt at tage det første skridt ud imod en digital fremtid, for så at blive ramt af erkendelsen af, at en digital strategi kræver flere og andre indsatser, for at blive fornuftig.

Så hvordan begynder man at mestre digitalisering?

Begynd med begyndelsen

I tilfælde af at en virksomhed ønsker at øge sine digitale kompetencer, er det uhyre vigtigt, at de initiativer der igangsættes, vil være rettet imod det overordnede mål.

Aktiviteter bør tage udgangspunkt i en analyse, hvor problemstillinger gøres eksplicitte.

I forbindelse med digitaliseringsinitiativer, er det generelt en god ide at tage udgangspunkt i en procesorienteret tilgang til identifikation af udfordringer.

Herefter vil det være muligt at identificere processer, aktiviteter, systemer og data, hvor der er udfordringer.

I mange tilfælde vil det være hele processer, der skal revideres, fremfor at en enkelt aktivitet i en proces, bliver automatiseret.

Øvelsen skal ligeledes medføre en prioritering af de udfordringer, der søges løst, så fokus vil være de steder, hvor der opnås den største forretningsmæssige værdi.

Kom frem til den rigtige løsning

Netop hvorledes en given problemstilling løses, kan hurtigt henlede til udfordringer, da der både er følelser, viden og muligvis også ejerskabsinteresser på spil.

Hvis en virksomhed ønsker at få det maksimale ud af en investering i digitalisering, anbefales det, at der bliver bragt løsningsdesign i spil fra forskellige teknologier.

Det kan meget vel være, at det endelige valg på teknologi til at løse en problemstilling, ikke det det åbenlyse valg i form af tid og økonomi, men i stedet vil være at betragte som en løftestang til at bringe nye former for teknologier i spil til fremadrettede løsninger.

I tilfælde af at man ønsker at indføre RPA, vil de første robotter der introduceres, helt sikkert have en anden omkostning end de kommende.

Hvordan løber man med bolden

Allerede inden man bevæger sig for langt ud af løsningsimplementering, er det en rigtig god ide at have gjort sig tilstrækkelige tanker omkring hvorledes man vil organiseres omkring denne type forretningsudvikling, så det bliver let at aktivere næste skridt efter en vellykket test-implementering.

Overordnet set er det vigtigt at få etableret et forretningsmæssigt ejerskab, som oftest ikke gør sig godt internt i en it-afdeling, hvor fokus i højere grad vil være på teknologien, fremfor de løsninger der skal introduceres.

Vi ser gerne, at der etableres en procesorganisering, som i mange tilfælde, kan være virtuel. Denne vil skulle bidrage i processen for udvikling af løsninger.

Sideløbende vil der skulle etableres et organ til styring og prioritering af aktiviteter.

Her vil det ofte være muligt at integrere dette ind i en allerede fastlagt mødeplan for en ledelse

Bibehold viden og ansvar

At processer automatiseres og at løsninger digitaliseres, må aldrig kunne fjerne ansvaret fra forretningen om at vide, hvorledes opgaver udføres.

I forbindelse med at manuelle processer erstattes, skal der træde en dokumentationsopgave i stedet for, der sikrer at der bibeholdes en fag-ansvar i den givne afdeling.

Desværre er det set, at dette er en aktivitet, der spares bort, da det øjeblik en automatising er etableret, ikke umiddelbart er behov for viden. Men det vil der let kunne forekomme efter et halvt år, hvor løsningen lige pludselig stopper eller skal ændres.

Det er derfor altid en rigtig god ide, at man sikrer en løsning til forretningsmæssig dokumentation af løsninger, samt sikrer manuelle backup processer.

Alt i alt kan det jo bringe en til forundring, at det kan virke så vanskeligt for virksomheder at introducere teknologier, der umiddelbart skulle være mere simple og lettere tilgængelige, end hvad der ellers tidligere er benyttet til at gøre processer mere effektive.

Måske det faktisk handler om, at de nuværende teknologier til brug for digitalisering, rent faktisk ikke har et fit til, hvorledes virksomheder klassisk er organiseret.

At få søsat et projekt til at påvise, at en virksomhed kan gennemføre digitaliseringsinitiativer, kan godt lade sig gøre med rimelig succes, men i det øjeblik at man ønsker at tage skridtet videre, så bliver det hurtigt meget uoverskueligt, og man kommer aldrig rigtigt videre.

Men i tilfælde af at man får startet rigtigt ud og allerede inden de første initiativer skydes i gang, er bevidst om, hvad der venter en af nødvendige beslutninger, vil det kunne være vejen frem til en mere strømlinet og effektiv forretningseksekvering.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.




CIO
Årets CIO 2022: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?