Dokumentstyring fra Lotus og Xerox

Af Klaus Andersen *

KnowledgeShare er resultatet af et samarbejde mellem Lotus og Xerox om at skabe et system til elektronisk dokumenthåndtering specielt beregnet på mindre og mellemstore virksomheder.
KnowledgeShare kombinerer håndtering af elektroniske og papirbaserede dokumenter. Systemet kan læse indscannede dokumenter og konvertere dem til elektroniske ditto. Ifølge Lotus kan indscannede dokumenter let behandles og distribueres i alle Notes-miljøer, så virksomheder, der anvender systemet, undgår at arbejde med både elektroniske og papirbaserede dokumenter.

Fakturaer
Som eksempel på et oplagt anvendelsesområde nævner Lotus regnskabsafdelinger, hvor systemet kan bruges til håndtering af fakturaer, der kommer til virksomheden som papirdokumenter. Systemet er bygget op omkring Lotus? Cobra Image Router for Xerox (CIRX) kombineret med Xerox? Document Centre system. CIRX kan overføre 65 indscannede sider pr. minut direkte til en Notes-database. Det er muligt at vedhæfte en billedfil i TIFF- eller BMP-format til det enkelte dokument, så man kan checke, om konverteringen til elektronisk format er sket korrekt.

Integration
Dokumenterne udnytter Notes? databasestruktur til at skabe integration til andre IT-systemer for eksempel systemer til videnhåndtering. Desuden sørger infrastrukturen i Notes ifølge Lotus for at gøre organisation, distribution og søgning af dokumenter nem og hurtig.

KnowledgeShare kan installeres i forbindelse med eksisterende Notes-systemer og er kompatibelt med andre systemer til dokumenthåndtering som for eksempel Lotus? egne programmer Domino. Workflow og Domino records Management. Systemet kan også integreres med SMTP-baserede systemer til e-post.