Unified communications er et af it-verdenens store buzzwords, og hos advokatfirmaet Horten i København har konsulenternes salgstaler udmøntet sig i reelle resultater. Både i form af besparelser på bundlinjen og et forbedret arbejdsklima.
De 250 Horten-medarbejdere fik unified communications i forbindelse med en flytning i 2009.
“Det er cirka halvandet år siden, hvor vi flyttede fra centrum og her ud til Hellerup. Når vi skiftede lokaler, så var det en god anledning til også at gøre op med det gamle telefonsystem, der ikke fungerede særligt godt, og som var dyrt at vedligeholde og flytte," siger it-chef Nicholas Hansen.
Det var ikke kun flytningen men også økonomien, der var drivkraften bag et skifte.
“Det koster jo under halvdelen af et traditionelt telefonsystem. Jeg vil tro, at vi har sparet 500.000 up front og 100.000 kroner i løbende udgifter om året. Det er jo normalt ret dyrt at få service på et telefonsystem, fordi leverandørerne skal ligge inde med en masse reservedele, og der er få, som kender systemerne. Det nye system kræver bare en håndfuld HP-servere i kælderen, og det kan alle jo finde ud af at sætte op,” siger Nicholas Hansen.
Han var selv den, der sonderede markedet i forbindelse med anskaffelsen.
"Jeg kiggede på flere systemer. Blandt andet Ciscos som også så rigtig god ud. Jeg endte med at vælge Microsofts løsning, fordi det var lidt pænere at se på, og fordi integrationsmulighederne med Exhange, Outlook og Sharepoint selvfølglig var rigtig gode,” siger Nicholas Hansen, der lagde ud med Microsoft Office Communicator Server (OCS) men nu er fortsat på det efterfølgende Microsoft Lync.
Størst betydning for den interne kommunikation
Unified communications forener firmaets kommunikation og samarbejdsværktøjer. Det vil sige, at chat, email og telefoni smelter sammen med muligheden for at dele dokumenter.
Den sammenblanding ramte plet på advokatkontoret.
“Tidligere sendte vi rigtig mange emails til hinanden. Der var også tit, hvor man arbejdede på noget og havde brug for at tage fat i en kollega, men man måske ikke ville ringe, fordi klokken var blevet 22.00,” siger Nicholas Hansen.
Mens han taler med ComON-journalisten fremstår han som “Busy on mobile” i Lync-klienten. Hvis hans kollegaer vil have fat i ham, kan de højreklikke på hans navn og få en melding, når samtalen er slut.
Den såkaldte presence information i unified communications giver advokaterne mulighed for at se, om kollegaerne er tilgængelige, og om de vil forstyrres. Og hvis modtageren ikke er på chatten, så sendes beskeden i stedet automatisk som en email.
Men generelt er antallet af interne mails faldet med 40 procent. Det er især de korte beskeder, som it-chefen kalder “hyggemails” - altså beskeder i stil med “Hej, vil du med ned i kantinen?” - der er blevet til chatbeskeder. Men også arbejdsrelateret kommunikation er flyttet fra mail til IM.
“Vi snakker meget bedre sammen end i gamle dage. Jeg ved godt, at det lyder som en floskel, men det gør vi altså. Indholdet i en mail bliver meget tit lidt firkantet, og en mail kan let misforståes, fordi afsenderen skriver hele sin argumentation på en gang, og så fremstår tingene nogen gange lidt hårdt,” siger Nicholas Hansen, der afviser, at chat-funktionen er blevet en ny kanal til tidsspilde. Han mener i stedet, at den er med til at få opgaver løst hurtigere.
Det samme gør muligheden for desktopsharing.
“Desktopsharing bliver brugt meget af vores unge medarbejdere. Især dem med små børn. Før blev de hængende længe på kontoret. Nu går de hjem klokken 17.00 og er sammen med deres familie. Ud på aftenen kan de så logge på igen og sammen med deres kollegaer kigge på de samme dokumenter og rette dem til,” siger Nicholas Hansen.
Frygten for et b-hold
Selv om advokatkontoret nu har fået sin unified communications til at køre på skinner, så har der også været børnesygdomme.
“I starten havde vi nogle integrationsproblemer med headset. Og receptionsmodulet lod også meget tilbage at ønske. Det er tydeligvis lavet af amerikanere, og de er ikke vant til at lave gode receptionsløsninger, fordi de fleste opkald bare sendes videre til voicemail,” siger Nicholas Hansen.
It-chefen kan heller ikke glæde sig over en besparelse på telefonregningen som følge af unified communications, fordi systemet primært har påvirket den interne kommunikation. Hovedsagligt med positivt fortegn. Men der er også en lille hage ved unified communications.
"Der, hvor kæden hopper af, er, når det er med til at grave en kløft mellem dem, der kan, og dem der ikke kan. Altså dem der kan finde ud af at bruge det, og dem der ikke kan eller vil. Vi arbejder meget for, at de ikke skal komme til at føle sig som b-hold. Men det er svært," siger Nicholas Hansen.
Han erkender, at der simpelthen er medarbejdere, som ikke bruger systemet.
"Der er nogle af vores ældre ansatte, der ikke bruger det. Hvis man har tre år tilbage på jobbet, før man går på pension, så kan jeg godt forstå, at man ikke gider at sætte sig ind i det. Men på den anden side, så kunne jeg godt tænke mig at tvinge dem til det. Selvfølgelig for deres eget bedste. Men det går nok ikke," siger it-chefen med et smil.
