Ifølge en undersøgelse foretaget af IT- og Telestyrelsen og DI ITEK kan danske virksomheder spare op mod fire milliarder kroner ved at skære ned på rejseaktiviteten og holde videomøder i stedet. I alt har 500 danske virksomheder deltaget i undersøgelsen, som også omfatter interviews med firmaer der allerede anvender videomøder. Her har man forsøgt at kortlægge fordele og ulemper ved at erstatte de fysiske rejser med telekonferencer.
Samtidig har IT- og Telestyrelsen og DI ITEK lanceret et online-værktøj, som virksomheder kan bruge til at beregne, om det kan betale sig at investere i udstyr til videomøder.
I det simple værktøj skal man indtaste antallet af medarbejdere med rejsekrævende møder i ind- og udland samt hvor ofte den enkelte medarbejder rejser og hvilke transportmidler der bruges.
Ved at indtaste et skøn over hvor stor en andel af møderne der forventes at kunne konverteres til videomøder kan man få et overblik over de mulige besparelser målt i rejseomkostninger, vundet arbejdstid og co2-udledning.
"Der er et kæmpe uudnyttet potentiale for virksomheder i alle størrelser. Selvfølgelig er der stor forskel på, hvor stor nytte den enkelte virksomhed kan få ved at holde møder som videomøder, og det er heller ikke alle møder, der egner sig. Men i mange tilfælde vil investering i udstyr til afholdelse af videomøder på meget kort tid kunne frigive både økonomiske og tidsmæssige ressourcer," siger Tom Togsverd, branchedirektør i DI ITEK.
Det er ikke alle mødetyper, der kan konverteres til videomøder. Afgørende ledelsesmøder, afsluttende forhandlinger, kontraktmøder, møder om budgetudfordringer og direktionsmøder er ikke umiddelbart egnede til afholdelse som videomøder. Det samme gælder rekrutteringssamtaler, brainstorming, møder med mange deltagere og førstegangsmøder, hvor parterne ikke kender hinanden på forhånd.
Alligevel mener IT- og Telestyrelsen, at videomøder kan hjælpe med at forbedre den interne og eksterne kommunikation – samtidig med, at der er et potentiale for besparelser.
"En lang række virksomheder, særligt de helt store, har allerede taget teknologien til sig. På den lange bane er det forventningen, at videokommunikation bliver lige så almindeligt, som det i dag er at tale i telefon. Det giver en hel masse muligheder for nye arbejdsgange og samarbejdsformer, og det er vigtigt at de små og mellemstore virksomheder, der allerede nu kan have gavn af videomøder, får vejledning til at gå i gang," siger Marie Munk, vicedirektør i IT- og Telestyrelsen.
For virksomheder som overvejer at tage springet og holde videomøder anbefales det, at man kan starte med at leje eller låne udstyr, eller starte med et pc-baseret system, som senere kan udvides eller opgraderes til et mere avanceret system.
