Inde i maskinen podcast:Microsoft har store planer for Windows 10 efter sommeren

Artikel top billede

Microsoft: Derfor vil email ikke dø

Rygterne om mailens død er stærkt overdrevne. Det mener man hos Microsoft, som i stedet vil forandre kulturen i virksomhederne.

It-selskabet Atos har erklæret at alle interne emails skal afskaffes inden slutningen af 2013. Danske Exformatics vil også lægge de interne mails i graven og vil ligefrem belønne ansatte, der holder sig fra send-knappen. Både Atos og Exformatics henviser til, at mails dræner produktiviteten. Men hos Microsoft ser man noget anderledes på sagen. Her mener man bestemt ikke, at den elektronisk post er død eller bør dø.

Emailen har rent faktisk revolutioneret den måde vi arbejder og kommunikerer på i dag - hvem har lyst til at gå tilbage til 80erne med fysisk post i et dueslag, spørger Jørgen Rahbek, der er produktchef for unified communications hos Microsoft Danmark. Han bruger selv omtrent to timer om dagen på sine mails - men betragter det som en helt central del af sit arbejde og ikke som spildt tid.

"Vi skal passe på ikke at smide babyen ud med badevandet her. Jeg synes debatten omkring mailens død har været meget unuanceret. For mig er der ingen tvivl om, at vi også mange år frem vil have brug for både kommunikation i realtid og asynkron kommunikation, som mail og sms," siger Jørgen Rahbek.

Kulturen skal ændres

Han mener at udfordringen ligger i at tilpasse kulturen i virksomheden for at minimere antallet af overflødige mails. 

Den elektroniske post har en række klare fordele - modtageren behøver ikke svare med det samme og beskeden bliver gemt, det er nemt at tilføje flere modtagere og sende filer og andre typer af indhold.

"Men der er også nogle mails hvor du bør overveje et anden kommunikationsform. Vi er ikke alle sammen Shakespeare og hvis der er en risiko for, at noget bliver fejlfortolket, så skifter jeg altid til en telefonsamtale. Hvis der er tale om korte spørgsmål eller kommentarer, så er det formentlig bedre at bruge chatværktøjer eller telefonen. Der er nok en tendens til, at folk ringer mindre til hinanden og bruger mail som et samtaleværktøj, og her bør man overveje at bruge noget andet," siger han.

Bedre emnelinier

Hos Microsoft har man blandt andet samlet gode erfaringer med interne nyhedsbreve, hvor man rundsender korte resumeer og så linker til indholdet på intranettet. Et andet tip er at sørge for, at emnelinier er så beskrivende som muligt, så man undgår at spilde tid med at åbne uinteressante mails.

"Det helt centrale er, hvilken kultur man har i organisationen. Har man en "se mig" kultur, hvor man kopierer gud og hver mand på sine mails, eller har man en "cover my ass" kultur, hvor man også kopierer en masse modtagere for at kunne sige, 'jeg havde jo fortalt dig om det'? Så kan man hurtigt generere en masse mails, som folk bliver irriteret over," siger Jørgen Rahbek.

I den nye generation af messaging-software fra Microsoft og andre leverandører er der en række redskaber, der skal hjælpe med at reducere mængden af mail. Der er blandt andet mulighed for at fjerne redundante mails, så man kun ser essensen af en længere mailudveksling. Der er også mulighed for tilgængeligheds-visning, så kan man se om den pågældende er til stede og så vælge om man skal sende en mail, chat-besked eller gribe telefonen. 

Fælles regelsæt fungerer ikke

Microsoft tror man ikke på ideen om at indføre et fælles regelsæt i virksomheder for mail, som f.eks. kun at tjekke mail én gang om dagen - det afhænger af personens rolle. I stedet skal man blive bedre til at bruge mail til det rette. Og så bruge chat, telefon og møder, når det er en bedre løsning. Er opgaven kompleks og kan trække en lang email-tråd, bør man måske indkalde til et online møde i stedet. Nogle mails kan helt undgås ved at informere bedre på intranettet.

"Jeg er tit ude og snakke med kunder, og når jeg nævner ordet "chat" og "instant messenger" så sidder der folk i ledelsen af virksomheden, som har set deres teenage-børn bruge disse værktøjer og de ser dem som legetøj. Men efter min mening så er to af de mest værdifulde værktøjer for virksomheden netop tilgængelighedsvisning og chat. Så her er der tale om, at man kobler anvendelsen sammen med værktøjet selv, og det skal man prøve at adskille. Det samme gælder for email, hvor folk både bruger det til noget godt og nogle ting, som det er knap så velegnet til," slutter Jørgen Rahbeck.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Targit A/S
Udvikling og salg af software til business intelligence.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Brand din forretning og skab nye leads med Microsoft Dynamics 365 til marketing

Vidste du, at Microsoft Dynamics også byder på stærk funktionalitet til marketingafdelingen? På kun 1 1/2 time inspirerer vi dig til, hvordan du kan bruge Dynamics 365 Marketing til at brande din forretning og skabe nye leads.

17. maj 2021 | Læs mere


Vælg den rigtige infrastruktur og it-arkitektur

Få indblik i, hvordan du kan sikre sammenhæng og overblik i et it-landksab, der konstant ændres. Dette kan blandt andet gøres med de rette strategisk og teknologiske vlag, så effektiviteten, stabiliteten og sikkerheden opretholdes. Den rigtige infrastruktur og it-arkitektur kan uden tvivl hjælpe dig med at skabe overblikket over dit it-landskab.

18. maj 2021 | Læs mere


Digital transformation og innovation: Inspiration til digitale succeshistorier

Kom ind bag facaden hos nogle af Danmarks bedste it-folk, og lær hvordan de arbejder med digital transformation og innovation. Du får muligheden for at høre, hvordan du kan bruge den nye teknologi til at få etableret det mest effektive udviklings- og innovationsmilø.

19. maj 2021 | Læs mere






CIO
Har du rost din mellemleder i dag? Snart er de uddøde - og det er et tab
Computerworld mener: Mellemledere lever livet farligt: Topledelsen får konstant ideer med skiftende hold i virkeligheden, og moden går mod flade agile organisationer. Men mellemlederen er en overset hverdagens helt med et kæmpe ansvar. Her er min hyldest til den ofte latterliggjorte mellemleder.
Job & Karriere
Eva Berneke stopper som topchef i KMD og flytter til Paris: Her er KMD's nye topchef
Efter syv år på posten som topchef for KMD forlader Eva Berneke selskabet. Nu flytter hun med familien til Paris, hvor hun vil fortsætte sit bestyrelsesarbejde. KMD har allerede afløser på plads.
White paper
Ryk SAP-workloads i skyen – og tag alle de kendte fordele med
SAP-kunder verden over har gennem de seneste 15 år draget fordel af løsninger baseret på NetApps ONTAP-data management-platform. Herunder en mere sikker og stabil drift samt forenklet administration, hvilket er afgørende for at gennemføre projekter effektivt og for at reducere deres risikoprofil. Gennem de seneste år er det i høj grad også blevet muligt at rykke SAP-workloads i skyen, og det ønsker mange virksomheder rimeligvis at drage fordel af – men uden at sige farvel til mulighederne med NetApp ONTAP. I dette whitepaper stiller vi skarpt på mulighederne for at indarbejde NetApp Cloud Volumes ONTAP and Azure NetApp Files som del af en SAP-strategi baseret på Microsoft Azure.