It-selskabet Atos har erklæret at alle interne emails skal afskaffes inden slutningen af 2013. Danske Exformatics vil også lægge de interne mails i graven og vil ligefrem belønne ansatte, der holder sig fra send-knappen. Både Atos og Exformatics henviser til, at mails dræner produktiviteten. Men hos Microsoft ser man noget anderledes på sagen. Her mener man bestemt ikke, at den elektronisk post er død eller bør dø.
Emailen har rent faktisk revolutioneret den måde vi arbejder og kommunikerer på i dag - hvem har lyst til at gå tilbage til 80erne med fysisk post i et dueslag, spørger Jørgen Rahbek, der er produktchef for unified communications hos Microsoft Danmark. Han bruger selv omtrent to timer om dagen på sine mails - men betragter det som en helt central del af sit arbejde og ikke som spildt tid.
"Vi skal passe på ikke at smide babyen ud med badevandet her. Jeg synes debatten omkring mailens død har været meget unuanceret. For mig er der ingen tvivl om, at vi også mange år frem vil have brug for både kommunikation i realtid og asynkron kommunikation, som mail og sms," siger Jørgen Rahbek.
Kulturen skal ændres
Han mener at udfordringen ligger i at tilpasse kulturen i virksomheden for at minimere antallet af overflødige mails.
Den elektroniske post har en række klare fordele - modtageren behøver ikke svare med det samme og beskeden bliver gemt, det er nemt at tilføje flere modtagere og sende filer og andre typer af indhold.
"Men der er også nogle mails hvor du bør overveje et anden kommunikationsform. Vi er ikke alle sammen Shakespeare og hvis der er en risiko for, at noget bliver fejlfortolket, så skifter jeg altid til en telefonsamtale. Hvis der er tale om korte spørgsmål eller kommentarer, så er det formentlig bedre at bruge chatværktøjer eller telefonen. Der er nok en tendens til, at folk ringer mindre til hinanden og bruger mail som et samtaleværktøj, og her bør man overveje at bruge noget andet," siger han.
Bedre emnelinier
Hos Microsoft har man blandt andet samlet gode erfaringer med interne nyhedsbreve, hvor man rundsender korte resumeer og så linker til indholdet på intranettet. Et andet tip er at sørge for, at emnelinier er så beskrivende som muligt, så man undgår at spilde tid med at åbne uinteressante mails.
"Det helt centrale er, hvilken kultur man har i organisationen. Har man en "se mig" kultur, hvor man kopierer gud og hver mand på sine mails, eller har man en "cover my ass" kultur, hvor man også kopierer en masse modtagere for at kunne sige, 'jeg havde jo fortalt dig om det'? Så kan man hurtigt generere en masse mails, som folk bliver irriteret over," siger Jørgen Rahbek.
I den nye generation af messaging-software fra Microsoft og andre leverandører er der en række redskaber, der skal hjælpe med at reducere mængden af mail. Der er blandt andet mulighed for at fjerne redundante mails, så man kun ser essensen af en længere mailudveksling. Der er også mulighed for tilgængeligheds-visning, så kan man se om den pågældende er til stede og så vælge om man skal sende en mail, chat-besked eller gribe telefonen.
Fælles regelsæt fungerer ikke
Microsoft tror man ikke på ideen om at indføre et fælles regelsæt i virksomheder for mail, som f.eks. kun at tjekke mail én gang om dagen - det afhænger af personens rolle. I stedet skal man blive bedre til at bruge mail til det rette. Og så bruge chat, telefon og møder, når det er en bedre løsning. Er opgaven kompleks og kan trække en lang email-tråd, bør man måske indkalde til et online møde i stedet. Nogle mails kan helt undgås ved at informere bedre på intranettet.
"Jeg er tit ude og snakke med kunder, og når jeg nævner ordet "chat" og "instant messenger" så sidder der folk i ledelsen af virksomheden, som har set deres teenage-børn bruge disse værktøjer og de ser dem som legetøj. Men efter min mening så er to af de mest værdifulde værktøjer for virksomheden netop tilgængelighedsvisning og chat. Så her er der tale om, at man kobler anvendelsen sammen med værktøjet selv, og det skal man prøve at adskille. Det samme gælder for email, hvor folk både bruger det til noget godt og nogle ting, som det er knap så velegnet til," slutter Jørgen Rahbeck.
