Tre kommunale forvaltninger i København har besluttet sig for at indføre elektronisk sagsbehandling. Indførelsen af det nye fælles standardsystem er i begrænset udbud. Systemet skal indenfor en tre-årig periode benyttes af 4.500 medarbejdere, og installationen ventes påbegyndt i juli kvartal.
- Vi har i dag sagsjournaler på papir. Vi har kun et system med journaloplysninger, der ikke kan bruges til at dokumentere klientsager, siger Tina Matthesen fra Kontoret for IT under Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i Københavns Kommune.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er gået sammen med Økonomiforvaltningen og Sundhedsforvaltningen i København om at anskaffe det nye system. De øvrige forvaltninger i kommunen har ikke ønsket at være med, eller går med deres egne planer.
- Baggrunden for at vi skal have et elektronisk sagsbehandlingssystem er først og fremmest, at det skal blive lettere for os at finde sagerne frem, så vi kan forkorte ventetiderne og sagsbehandlingstiderne. Vi bruger i øjeblikket meget tid på at finde sagerne, og det sker også at nogle af dem forputter sig, siger Tina Matthesen.
- Desuden kan vi med et elektronisk system lave statistik, som er meget vanskelig i dag. Vi har for eksempel nogle tidsfrister, som vi skal overholde, og som vi reelt ikke kan føre statistik over. Derfor er det vanskeligt at kontrollere, om vi overholder dem, slutter hun.
Det nye system skal understøtte alle relevante opgaver i forvaltningerne, og den aftale, der skal indgås, skal udover selve anskaffelsen omfatte udarbejdelse af detailspecifikationer, test, installation, pilotprojekt, implementering, dokumentation, drift, vedligeholdelse og videreudvikling med videre.
Sidste frist på udbuddet er 29.2. 2000.
