Forvaltningen i den jyske domkirkeby Viborg digitaliserer hele den kommunale økonomistyring i løbet af 2004, så alle ansatte på skoler, børnehaver, distriktskontorer og kommunale kontorer fremover kan vinke farvel til papiret og bogføre alle bilag elektronisk.
- Vi arbejder på en 100 procent digital økonomistyring, siger kommunaldirektøren i Viborg, Jens Stigaard.
Med det nye system kan kommunens 150 daglige brugere af det nuværende økonomisystem se frem til at udskifte den gamle kodebaserede grænseflade med en grafisk, der minder meget om den, de fleste kender fra Microsofts Windows.
- Med det nye system går vi fra at have mange adskilte økonomimoduler til et integreret system. Det betyder i praksis, at hvor vi tidligere sad med hver vores regneark, der ikke kunne læses andre steder i systemet, har vi nu det samme alle steder, siger Jørgen Back, projektleder og afdelingsleder i Viborg Kommunes økonomiske forvaltning.
Det betyder ifølge projektlederen, at arbejdsgangene bliver smidigere, da medarbejderne slipper for at gribe telefonen og tale med afsenderen af en regnearks-udskrift for at finde ud af, hvad tallene på egentlig papiret betyder.
Forundersøgelser og oplæring
Før Viborg Kommune bestemte sig til, hvilket elektronisk økonomisystem den ville satse på, gennemførte de ansatte en grundig gennemgang af ni centrale arbejdsgange i den økonomiske forvaltning.
- Vi brugte lang til at fastslå, hvordan arbejdsgange rent faktisk var, hvordan vi kunne tænke os det blev, og hvordan det hele passede ind i Viborg Kommunes overordnede IT-strategi, siger Jørgen Back.
Viborg Kommune implementerer økonomisystemet af to omgange i 2004. Til juni udskiftes det gamle system med det nye, mens mange af de nye faciliteter, såsom elektronisk bilagsbehandling, først indføres i november.
- Inden vi går i luften med systemet, er det vigtigt, at vi får uddannet vores medarbejdere grundigt. Det går vi i gang med først i det nye år, hvor vi sender 20 medarbejdere på kursus. De bliver vores superbrugere, der derefter skal uddanne resten af kommunens brugere, siger Jørgen Back.
Viborg Kommunes nye økonomisystem hedder Prisme og er udviklet til amter og kommuner på baggrund af Axapta, et udbrudt virksomhedssystem fra Microsoft Business Solutions (tidligere Navision).
Fujitsu står for leverancen, som selskabet vandt ved et EU-udbud for næsen af konkurrenter som KMD og CSC.
I oktober 2003 underskrev både Gentofte Kommune og Fyns Amt også kontrakt på et Prisme-system. Dermed bruger to amter og 11 kommuner i dag systemet, oplyser Fujitsu.
