Af Rasmus Elm Rasmussen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Det papirløse samfund lader i den grad vente på sig. Det er den nærliggende konklusion på baggrund af en undersøgelse fra Canon om danske virksomheders forhold til print og dokumenthåndtering. Undersøgelsen viser, at 17 procent af danske virksomheder stadig gør brug af ringbind, når virksomhedens nøgledokumenter skal arkiveres.
”Selv om vi producerer printere og printerløsninger, forsøger vi faktisk at få vores kunder til at tænke meget mere over, hvad der egentlig er nødvendigt at printe. Det lyder måske paradoksalt, men der er et kæmpe digitaliseringspotentiale i mange danske virksomheder. Det er undersøgelsen i høj grad med til at dokumentere. At så mange virksomheder stadig bruger ringbind til arkivering, fortæller sin egen historie om, at vi som samfund endnu har et stykke vej at gå,” siger Thomas Kronbo, kommerciel direktør i Canon Danmark.
Spørgeskemaundersøgelsen, der er foretaget af YouGov på vegne af Canon, viser også, at 59 procent af de adspurgte virksomheder gør brug af fysiske dokumenter, som i større eller mindre grad bliver arkiveret. Og at omkring en fjerdedel af virksomhederne godkender henholdsvis fakturaer, udlæg, kundetilbud, bestyrelsesreferater og kontrakter fysisk.
Undersøgelsen viser ligeledes, at 58 procent af virksomhederne printer forskellige former for dokumenter i forbindelse med afholdelse af fysiske møder. I de fleste tilfælde er der tale om mødereferater, ligesom agendaer og kundetilbud ofte bliver delt rundt til mødedeltagerne. Thomas Kronbo fra Canon anerkender, at der i de fleste virksomheder stadig eksisterer et behov for at printe, men argumenterer for, at mange vil kunne få fordel af at digitalisere og automatisere deres dokumenthåndtering for ad den vej at skære ned på antallet af print.
”Covid-19, nedlukningen og det medfølgende hjemmearbejde har vist os, at møder sagtens kan foregå virtuelt, og vi har i vidt omfang vænnet os til, at nøgledokumenter bliver vist på en skærm. Nu er de fysiske møder kommet tilbage, og nu skal vi have trukket nogle af vanerne fra videomøderne ind i mødelokalerne. Ofte vil der ikke være behov for at printe fysiske dokumenter i forbindelse med møder, og under alle omstændigheder er det et sted, hvor man som virksomhed kan agere smartere og mere klimavenligt,” siger Thomas Kronbo.
Det svarer de adspurgte på spørgsmålet ”Hvad bruger I som arkiveringsløsning for kontrakter og medarbejderinformation (det er muligt at markere flere svar)?
Sharepoint 29 procent
Arkiver 18 procent
Ringbind 17 procent
Explore 12 procent
Therefore 1 procent
Andet 19 procent
Ved ikke 21 procent
Det svarer de adspurgte på spørgsmålet ”Hvilke af nedenstående dokumenter, om nogen, printer I typisk i forbindelse med afvikling af fysiske møder (det er muligt at markere flere svar)?
Referater 26 procent
Agenda for mødet 22 procent
Kundetilbud 21 procent
Talepapir 19 procent
Præsentationer 16 procent
Andet 3 procent
Har aldrig fysiske møder 5 procent
Vi printer aldrig ifm. fysiske møder 24 procent
Ved ikke 13 procent
Det svarer de adspurgte på spørgsmålet ”Eksisterer der på din arbejdsplads fysiske kundemapper eller andre former for fysiske print, som løbende bliver arkiveret?”
Vi har fysiske dokumenter, og alle bliver arkiveret 19 procent
Vi har fysiske dokumenter, og nogle bliver arkiveret 40 procent
Vi har fysiske dokumenter, men ingen bliver arkiveret 9 procent
Vi har ingen fysiske dokumenter 25 procent
Ved ikke 7 procent
