Dygtige ingeniører er en mangelvare. Så når de samtidig er en virksomheds råstof, må man gå langt for at tiltrække dem.
Derfor går Chief Information Officer (CIO) i Niras, Claus Birkholm, målrettet efter at gøre hverdagen så interessant og indholdsrig som muligt for den rådgivende ingeniørvirksomheds kvikke hoveder.
I en virksomhed med videnstunge processer og masser af dokumentskrivning kommer generativ AI derfor nærmest som en tjener sendt fra himmelen.
"Da AI kom frem, og det blev synligt, at man kan optimere nogle af de administrative opgaver med den teknologi, var det oplagt, at vi skulle kaste os over den,” siger Claus Birkholm i et interview med Computerworld i anledning af hans nominering som en af de fem kandidater til titlen som Årets CIO 2025.
Så nu kan ansatte i Niras, herunder ingeniørerne, slippe for trivielle opgaver som at skrive mødereferater, resumere lange tekster og finde dokumenter med mere. Den slags kan ChatGPT Team eller Copilot klare for dem.
Claus Birkholm havde dog gennemskuet, at generativ AI næppe ville levere 100 procent perfekt fra dag et. Så i begyndelsen af projektet bredte man kun AI-hjælpemidlerne ud til en lille gruppe af it-ansatte og ”first movers” fra forretningen, som testede og fandt brugbare use cases for værktøjerne i et Niras-setup.
”Hvis man først har givet folk en dårlig oplevelse med en teknologi, kan det være svært at få dem tilbage til den senere,” siger han.
Det viste sig at være en god strategi at holde forsøgene med den kunstige intelligens internt og til udvalgte testpersoner frem til september sidste år. Siden it-afdelingen meldte ud, at nu ville AI-funktionerne kunne benyttes bredt i forretningen, og der var adgang til Niras-tilpassede trænings-sessioner og use cases, er antallet af brugere steget med cirka 100 hver måned.
Nu benytter 1.000 af Niras’ 3.300 ansatte værktøjerne.
”Det er faktisk en ret stor andel,” noterer virksomhedens CIO med en vis tilfredshed i stemmen.
10 procents forbedring kan mærkes
Han og Niras’ digitale strategigruppe (NDS) medvirker til at danne erfaringsnetværk i hver af de syv forretningssektorer i den rådgivende ingeniørvirksomhed. Gode erfaringer deles yderligere i et netværk på tværs af sektorerne, og der laves workshops understøttet af NDS og it.
De 1.000 brugere af Copilot og ChatGPT udgør dog kun den ene halvdel af det samlede AI-sats i Niras. Den anden del består af egenudviklede chatbots, som letter især fremsøgningen af tidligere tilbud, referencer og CV, hvilket giver værdifulde input til tilbudskrivningen.
Den opgave bruger rådgivende ingeniører ”ufattelig mange ikke-fakturer-bare timer på”, som Claus Birkholm formulerer det, så selv en forbedring på 10 procent er mærkbar.
Der er endda delopgaver som flytning af CV’er mellem forskellige templates, hvor potentialet for tidsbesparelser er over 50 procent.
”Botten bygger på en Azure-standardmodel, som kigger direkte ned i vores SharePoint-miljø og henter dokumenterne, således at de ikke skal flyttes, men blot ”tagges” for at være brugbare for en eller flere bots. Den indekserer informationerne og opdaterer dagligt, hvilket vi har investeret mange kræfter i at få den til.”
Helt overordnet har Claus Birkholm et stærkt fokus på at fastholde en simpel it-arkitektur i en virksomhed, som løbende køber andre virksomheder op.
Et eksempel er et tysk firma med cirka 100 ansatte, som blev onboardet i weekenden inden, Computerworld taler med Niras-CIO’en.
I et lignende nyligt tilfælde skete onboardingen meget kort tid efter overtagelsesdagen til trods for, at det var en carve out, hvor den opkøbte virksomhed intet have, hvis Claus Birkholm og hans folk ikke var klart med alt fra pc’ere, tilkoblet infrastruktur og al software.
”Det er vigtigt for den simple it-arkitekturs skyld, at vi hurtigt får onboardet opkøbte virksomheders projekter til vores it-miljø. Så undgår vi de her øer af forskellige setup.”
Konkret foregår onboardingen ved, at et team af it-ansatte fra Niras lægger virksomhedens image ned på alle de nye kollegaers pc'er på de nye lokationer, samt flytter alle projekter og øvrige data i Niras SharePoint med mere.
Motiverer med slik og gaver
Claus Birkholm tøver ikke med at betegne sig selv som en leder, der motiveres af at få resultater i hus. Det afspejler sig i den måde, som han søger at motivere sine medarbejdere.
”Jeg tror ikke på det med at lave kæmpe, forkromede lang skriv, som er forældede, inden man når at se sig om. Mine team-ledere ser på, hvad de vil nå især i det kommende år. Så prøver jeg egentlig bare at give dem en god frihed til at eksekvere samt opbakning, når der er behov for det.”
Han sørger for, at alle har samme mål. Desuden holder man hver måned en fejring over de bedste resultater, hvor alle teams bliver hørt om, hvad de har leveret i den forgangne måned.
Hen mod slutningen af hvert år kører han en to-måneders milestone-hunt, hvor han beder hver teamleder om at melde 5-10 mål ind, der skal nås inden afslutningen af året.
”Nogle gange kan de ikke helt styre sig. Så vil de gerne nå lidt flere ting, inden vi går på juleferie.”
Målene kører som et slideshow på en infoskærm. Efterhånden, som de tikker ind, krydser CIO’en dem af. Et vist antal opfyldte milepæle plejer at udløse gaver, slik eller islagkage.
Mellem jul og nytår skriver han en personlig nytårshilsen til hvert medlem af lederteamet – hvilket en nu tidligere leder for nylig gjorde ham opmærksom på, at han savnede på sin nye arbejdsplads.
Her er listen med de tidligere års vindere af Årets CIO i Danmark
Læs om CIO'erne og deres arbejde herunder:
