Store it-projekter: Sådan styrer du dem sikkert i mål

Hvilken projektform skal du vælge, og hvad er den bedste måde at lede it-projekter på? Her er ulemper og fordele ved de forskellige projektledelsesformer.

Interview: Projektlederen er it-afdelingens libero, der skal fordele boldene til sine medspillere og støbe fundamentet for løsningerne.

I takt med at flere og flere it-projekter flyttes ud af it-afdelingens hænder til eksterne leverandører og samarbejdspartnere, forøges projektlederens magt og position i virksomheden.

Men hvem skal have rollen i din virksomhed, og hvordan skal vedkommende arbejde?

"Ofte er det personer i virksomheden, der har en it-teknisk baggrund. Det kan være alt fra mainframe til Java, der får tildelt ansvar for ledelse af projekter," fortæller Mogens Mikkelsen, der er i dag chefkonsulent i firmaet Mannaz, efter at han tidligere har været projektleder hos blandt andet Mærsk Data.

"Den typiske it-projektleder vokser således ud af et fagområde og får gennem sin faglighed ansvar for flere personers indsats. Det er ikke engang sikkert, at vedkommende selv har ønsket det," fortsætter han.

Fagindsigt er udmærket, men denne jobrekrutteringsmetode betyder, at der ofte ikke er en projektlederforståelse hos den udvalgte.

"Det bliver faget, som bærer projektet igennem i disse situationer," siger Mogens Mikkelsen og fortsætter:

"Der er rigtig mange eksempler på, at it-projekterne kører i havnen, så snart de bliver større eller mere komplekse, hvor der er mange interessenter involveret."

Firmaholdets libero
Projektlederens opgave er at løse en konkret opgave, der har en størrelse og kompleksitet, der gør, at man kalder den et projekt.

"Man kan jo ikke spå om fremtiden. Ikke desto mindre bliver du som projektleder afkrævet præcise forudsigelser af, hvornår diverse elementer i projektet er færdige, og hvor mange ressourcer det kræver at færdiggøre dem. Det kræver erfaring, og man kan kendetegne rollen som en slags libero af informationsstrømmen."

Mogens Mikkelsen er ekspert i projektledelse, og han ser naturligvis disciplinen som en fast bestanddel af ledelse. Han argumenterer derfor for, at man skal tage opgaven seriøst.

"Mange steder er der en opfattelse af, at hvis projektet afsluttes, uden at parterne dør af stress, så er det godt nok, men der er store fordele ved at holde mere styr på sine projekter og give fornuftige rammer. Så bliver det ikke bare den projektleder, der taler bedst for sin sag, der får alle ressourcerne."

Det er her, at projektlederværktøjskassen skal findes frem. Mogens Mikkelsen fortæller, at der primært er tre retninger inden for certificeret projektledelse.

Her får du en oversigt over fordele og ulemper i PMI, Prince2 og IPMA

Stram og amerikansk
Den klassiske amerikanske PMI-metode (The Project Management Institute) består af ti vidensområder, som en projektleder skal have.

"Tankegangen syntes at være: Når bare projektlederen har disse værktøjer, eksempelvis risikoanalyse, så går det såmænd nok alt sammen," fortæller Mogens Mikkelsen.

PMI er meget amerikansk og har en multiple choice-agtig tilgang til at godkende kompetencen som projektleder. Certificeringen i PMI består af en test i de ti vidensområder.

PMI-udgangspunktet er en meget stram og firkantet terminologi, hvilket har nogle fordele.

"Arbejder man i en amerikansk it-organisation, det kunne være Oracle, er det hensigtsmæssigt at kende til denne metode, fordi de amerikanske projektlederkollegaer kender denne terminologi på rygraden."

På den anden side er der ikke så meget fleksibilitet i denne arbejdsform.

"Det er en meget værktøjsrettet certificering, der er rettet mod projektlederens viden." Den engelske model og Scrum
Prince2 (PRojects IN Controlled Environments) er det engelske svar på spørgsmålet om, hvilken projektledelsesform der er bedst.

Metoden er udsprunget fra tiden omkring den tidligere engelske premierminister Margaret Thatcher, hvor der blev tonset derudaf med privatisering af offentlige processer. Men it-branchen bærer også en del af ansvaret for, at Prince2 blev sat i søen.

"England havde en kæmpe skandale i forbindelse med digitaliseringen af børsen. Et projekt, der gik helt galt. I kølvandet på den episode kom Prince2-metoden," siger Mogens Mikkelsen.

I modsætning til PMI er Prince2 ikke fokuseret så meget på projektlederens værktøjer, men handler meget om at tegne nogle processer, som et projekt skal løbe i.

Prince2 handler om roller, processer samt dokumenter og fokuserer meget på samarbejdet med styregruppen. Derimod er der næsten ingen konkrete værktøjer til projektlederen.

Ulemperne er, at metoden for en praktiker kan opfattes som abstrakt og teoretisk, fordi det primært handler om roller og processer.

"Hvor PMI er meget konkret og værktøjstung, er Prince2 mere procesorienteret og dokumenttung."

Lidt overforenklet kan man sige, at PMI handler om projektlederens formelle kompetencer, mens PRINCE2 handler om det formelle samarbejde mellem projektleder og styregruppe.

Europæisk adfærdsledelse
The International Project Management Association (IPMA) er en nonprofit organisation med base i Schweiz, der har til formål at promovere projektledelse.

"IPMA-certificeringen er mere erfarings- og adfærdsorienteret end de to andre retninger," fortæller Mogens Mikkelsen.

Ved certificeringen skal projektleder reflektere over sin egen adfærd eksempelvis i forhold til best practice i andre it-projekter og gennem evaluering af forløbene.

"I Prince2 og PMI er der langt fastere rammer for, hvad man skal lære, mens IPMA handler meget om projektlederens projektforståelse og evne til at forholde sig til sin egen adfærd og effekten af sin projektledelse"

Nogen vil synes, det er en ulempe, at man med IMPA er nødt til at tænke selv, fordi man ikke kan henvise til at "sådan siger Prince2" eller "det står i PMBOK'en fra PMI".

Når det handler om it-projekter, taler man ofte om agile metoder eller Scrum som projektform. Hvilken paraply falder denne metode ind under?

"Scrum er ikke egentlig projektledelse, men passer fint som it-fagmetode ind under IPMA eller Prince2. PMI har en meget snæver og præcis terminologi, hvilket ikke harmonerer så godt med Scrums fleksibilitet.

"En Scrum Master kan langt hen ad vejen sidestilles med en projektleder, men det er en simplere ledelsesform, der ikke retter sig så meget mod projektets omgivelser, men derimod fokuserer på det, der skal leveres. Men hvis du har lyst til at undersøge, om projektledelse er noget for dig, så er det et udmærket sted at starte," fortæller Mogens Mikkelsen.

"En certificering som Scrum Master kan du tage på to dage."

Traditionelt har projektledelse være baseret på at få afklaret behovet - ofte ved en kravspecfikation, hvorefter et ressourcebudget og tidsplan kunne opstilles. Man kan kalde det den "plandrevne metode"

Scrum er lidt anderledes.

Med Scrum vender man det på hovedet. Man arbejder med en time-box, der er styrende for indholdet.

Populært sagt spørger man hen gennem projektet: Hvor mange penge har vi tilbage til at dække de næste funktionsønsker, som nu har størst prioritet hos kunden. Dette giver en meget høj tilpasningsevne og agilitet i projektet.

"Metoden er således uhyre enkel og fleksibel, men sætter en grænse for, hvor stort projektet kan blive."

"Scrum og andre agile metoder har givet anledning til, at mange taler om agil projektledelse som metode på line med de klassiske. Der er ikke en international anerkendt certificering, men kommer der jo nok inden for en årrække," fortæller Mogens Mikkelsen.

Sådan får du din helt egen projektleder
IPMA, Prince2 og PMI er de tre klassiske hovedretninger indenfor projektledelse.

Skal du certificere en projektleder i din organisation, skal du regne med, at det tager tid. Hvor meget tid afhænger af den projektforståelse, du allerede har, og hvilke certificeringer du vælger.

Tidsforbruget kan være fra få dage til mange uger. Prince2 findes på to niveauer: som Foundation og Practitioner. Hos PMI kan man vælge med eller uden dokumenteret projekterfaring. IMPA har fire niveauer med stigende kompleksitet.

Så der er meget at vælge mellem.

Man kan principielt bruge alle tre retninger, det er således et valg af den ønskede arbejdsmetode, der er udgangspunktet.

Det er ikke nødvendigt at have forudgående erfaring som projektleder, men det tæller naturligvis på plussiden.

Læs også:
Derfor ender store softwareprojekter som det rene juks

Lær af en af de bedste CIO'er: Sådan får du succes med dine it-projekter



Premium
Tirsdag kårer Microsoft de bedste partnere i Danmark: Proactive og Delegate fører feltet an med flest nomineringer
Landets ypperste Microsoft-partnere bliver tirsdag hædret af Microsofts danske ledelse. 20 virksomheder har fået en indbydelse til det prestigefyldte arrangement. Her er et overblik over, hvem der er blevet nomineret.
Computerworld
Biden sender skjult besked til kode-folket: "Hvis du læser dette, har vi brug for din hjælp”
En stående invitation er blevet opdaget i kildekoden på Det Hvide Hus' hjemmeside. Men den er kun til de eksperter, der selv kan finde den.
CIO
Podcast: Her er seks gode råd om ledelse og digitalisering fra danske top-CIO'er
The Digital Edge: Vi har talt med 17 af Danmarks dygtigste digitale ledere - og samlet deres seks bedste råd om digitalisering og ledelse. Få alle rådene på 26 minutter i denne episode af podcasten The Digital Edge.
White paper
Sådan outsourcer du effektivt – og undgår fælderne
Nogle outsourcer for at minimere omkostningsniveauet, andre for at skaffe ressourcer og spidskompetencer, der er svære at skaffe lokalt – eller af en helt tredje årsag. Der er dog talrige forhold, der er gode at afdække, før man overhovedet begynder at lede en outsourcingudbyder. Man skal klarlægge egne projektbehov samt de spørgsmål og krav, man vil stille samt indsamle viden og erfaringer om, hvordan samarbejdet indledes, drives og styres optimalt. Dertil skal man kende til de hyppigste faldgruber, der kan få et ellers lovende outsourcingsamarbejde til at køre i grøften.